Per ogni nuovo termine di indicizzazione non presente nell’archivio di controllo e necessario in qualsiasi punto di una stringa di soggetto, si deve creare una registrazione di controllo nell'archivio di autorità Soggetti (Network), escluso che per connettivi, date e intervalli temporali.

La fonte primaria da cui derivare nuovi termini di indicizzazione è il Thesaurus del Nuovo soggettario; esso costituisce la prima fonte di riferimento per il controllo delle voci di soggetto. Termini necessari ma non ancora presenti nel Thesaurus del Nuovo soggettario devono essere controllati sulle fonti di riferimento normalmente usate. Varie biblioteche SBART collaborano col Nuovo soggettario inviando alla BNCF i termini di nuova creazione.
Il Nuovo soggettario, comunque, non contiene moltissimi nomi di entità individuali quali persone, enti, leggi, edifici, monumenti, opere d’arte e letterarie, programmi e linguaggi informatici, sistemi d’arma etc., che sono normalmente codificati nel nostro archivio di controllo per i soggetti (Sono invece presenti nel Thesaurus NS i nomi di entità individuali quali specifiche guerre, battaglie, armistizi, trattati di pace, malattie, leggi scientifiche e teoremi.)

 Per la redazione e il controllo dei termini per queste entità individuali non presenti nel Thesaurus NS, si deve quindi ricorrere alle fonti già tradizionalmente utilizzate nelle diverse biblioteche. Per la forma dei nomi di persona e di ente, delle opere anonime e con autore, dei toponimi e delle entità architettoniche si vedano in seguito i capitoli 11-14.

Le registrazione di controllo di nuova creazione per descrittori in Authorities devono contenere solo termini di indicizzazione. Nell’archivio di autorità dei descrittori sono contenuti, per ragioni storiche, anche espressioni che non sono puri termini di indicizzazione, ma rappresentano pezzi di vecchie stringhe di soggetto costruite col vecchio sistema SBN-BULL in uso nell’ex Polo UFI fino al 2006. Alcuni esempi:
Applicazioni alle università; Atteggiamento verso la mafia; Ruolo degli intellettuali bizantini; Partecipazione dei bambini etc. Si tratta di espressioni che possono contenere uno o più termini di indicizzazione insieme a connettivi sintattici. Tali descrittori impropri vengono usati correntemente nel lavoro di indicizzazione, fino al momento in cui le stringhe che li contengono non vengono trasformate secondo quanto previsto dal GRIS: un sottocampo conterrà o un termine di indicizzazione o un connettivo o una data (o intervallo temporale) [3] . In ogni caso, la correzione o cancellazione di un descrittore in Authorities deve sempre comportare la bonifica delle stringhe che lo contengono nell’archivio bibliografico. Non è permesso quindi creare nuovi descrittori per concetti già esistenti nell’archivio di controllo, anche se espressi nella vecchia forma di descrittori impropri, se non contestualmente ad un adeguamento di tutti gli accessi per soggetto alla nuova situazione nell'archivio di autorità. La sostituzione di un termine con un altro deve sempre avere come risultato ultimo l’uniformità di tutti gli accessi relativi.
Il principio prevalente è sempre quello dell’uniformità.

Connettivi, date e intervalli di date non vengono registrati in record di autorità e sono codificati solo in sottocampi $$x del campo 606 delle notizie bibliografiche.

Nella redazione di nuovi descrittori, o nell’aggiornamento di quelli esistenti, non si deve tralasciare l’opportunità di compilare i campi 450, 810 e 830 tutte le volte che si dispone del materiale necessario per farlo. Si sconsiglia, in linea generale, di compilare il campo 550, a cui si ricorrerà solo in casi molto particolari.

Il campo 450, ripetibile, non obbligatorio, ospita nel sottocampo $$a la forma non preferita di un termine. Esso facilita il recupero del termine corretto in fase di catalogazione; permette di correggere in maniera automatica tutte le notizie che contengono la forma non preferita in un 606 $$a; interagisce con OneSearch permettendo all’utente di recuperare tutte le notizie bibliografiche che contengono nel 606 $$a la forma preferita anche interrogando il discovery con la forma non preferita. Non tutti i termini hanno forme non preferite, ovviamente. Ma, se esistono, è opportuno trascriverle ognuna rispettivamente in un campo 450. In linea di massima, vanno trascritte le forme non preferite riportate nel Thesaurus del Nuovo soggettario. Se si accerta che un termine di indicizzazione italiano è ricercato dagli utenti prevalentemente in una lingua straniera, si aggiungerà tale forma in un campo 450. Si consiglia di aggiungere almeno il termine corrispondente in inglese tratto da LCSH, se segnalato nel Thesaurus del Nuovo soggettario, con la seguente sintassi: 450 $$a [termine inglese] $$2 lc, dove la sigla "lc" nel sottocampo $$2 indica che il termine proviene dal LCSH, secondo quanto contenuto nell'appendice G di UNIMARC/B.

Nel campo 810, sottocampo $$a, si riporta la fonte da cui si sono tratte le informazioni sul termine codificato nel campo 250 $$a. Il campo è ripetibile. Il suo uso è fortemente raccomandato, perché indicare la fonte di un termine costituisce un aiuto per la comunità dei catalogatori SBART ogni volta che sorga la necessità di un controllo del termine stesso. Quando si riporta una fonte, si raccomanda di farlo in forma codificata, utilizzando i codici nella colonna di destra della lista per le principali fonti usate nel Nuovo soggettario in: http://thes.bncf.firenze.sbn.it/fonti.php?menuR=2&menuS=2. Quando si fa riferimento a una voce di una fonte di tipo enciclopedico, diversa dal termine usato nel campo 250 $$a, si aggiunge l’espressione “s.v. [voce dell’enciclopedia, dizionario etc.]”

Nel campo 830, sottocampo $$a, si possono riportare note destinate ai catalogatori con avvertenze sull’uso del termine nell’indicizzazione per soggetto, sulle relazioni con notazioni Dewey e tutto quello di cui si ritenga utile informare i catalogatori. Il campo è ripetibile. Il suo uso non è obbligatorio.

Si sconsiglia l'uso del campo 550, a causa della sua peculiare interazione con OneSearch.
Qualora si ritenga comunque utile compilare questo campo, si raccomanda di rivolgersi ai propri referenti per la catalogazione.

Il campo 550, ripetibile, serve per segnalare, nel sottocampo $$a, un termine in relazione con quello registrato nel campo 250; un descrittore, quindi, che ha una propria registrazione in Authorities e che sta in relazione associativa (RT, related term) con quello riportato nel campo 250, logicamente collegato ma ad esso né sovraordinato né subordinato.
Dal punto di vista dell'utente, in OneSearch, la presenza di un campo 550 in un record di controllo per un descrittore implica che il  sistema restituisca non solo tutte le notizie bibliografiche indicizzate col descrittore cercato, ma anche tutte quelle che contengono, al primo posto della stringa (campo 606 sottocampo $$a) i termini registrati nel campo 550. OneSearch, sostanzialmente rilancia una ricerca in OR sul primo sottocampo dei campi 606 $$2FI. L'effetto è quello di allargare i risultati della ricerca, aumentando il richiamo ma abbassando drasticamente la precisione. Per questo il campo 550 in una registrazione in Authorities per un descrittore va usato con estrema oculatezza e parsimonia.
Esempi:
- il record per "World Trade Center <New York>" contiene un campo 550 con "Ground Zero <New York>". Si tratta di due entità individuali diverse ma in strettissima relazione tra loro. Dal punto di vista della garanzia bibliografica, i documenti che trattano dell'uno trovano di frequente riferimenti anche in quelli che trattano dell'altro. In questo caso, collegare due termini attraverso il campo 550, può avere effetti positivi per l'utente, che, interrogando per "World Trade Center <New York", ottiene anche le notizie bibliografiche che, al primo posto della stringa, contengono il termine "Ground Zero <New York>"
- il record per "Digital right management" contiene tre (!) campi 550 conteneti i termini "Sicurezza informatica", "Diritto d’autore", "Crittografia". In OneSearch, la presenza di questi campi 550 allarga notevolmente il richiamo, abbassando notevolmente la precisione.

Flusso di lavoro 1 (preferito)

• Aprire il template Termine controllato (default) nel menù Nuovo (per la configurazione iniziale dei template cfr. dispensa e tutorial)
  
  La registrazione di controllo è codificata in Alma secondo quanto previsto da UNIMARC/A per le voci di soggetto (campo 250). Compilare il campo 250, sottocampo $$a (obbligatorio), e, se necessario, i campi 450, 810 e 830, secondo le indicazioni date al paragrafo precedente
• Salvare e rilasciare il record.
  

Flusso di lavoro 2 (non preferito)

• Aprire il record bibliografico da modificare, posizionarsi sul campo 606 e riempire il sottocampi $$a col termine che si intende creare. Se non è già presente inserire il sottocampo $2a con il valore FI.
• Lanciare con F3 la ricerca nell’archivio di autorità, vocabolario FI. Poiché il termine, già ricercato in precedenza, non è presente, verrà visualizzata una schermata simile a questa :
  
  

• Cliccare su Crea record authority che apre in multicompilazione il record di autorità nel ME
  
  
  
• Compilare, se necessario, anche i campi 450, 810 e 830, secondo le indicazioni fornite nel paragrafo precedente. Verificare che sia tutto corretto e salvare il record; una volta fatto controllare che sia tutto a posto anche nel record bibliografico. Ricordare che il record di controllo così creato va rilasciato dopo il salvataggio a fine lavoro. Anche in questo caso la creazione deve essere preceduta da una ricerca approfondita nell’archivio di autorità, senza basarsi sul risultato della ricerca tramite il tasto funzione F3!