È necessario creare preliminarmente i record di authority delle nuove intestazioni che devono essere registrate nei campi 7xx e 500 del record bibliografico. È infatti obbligatorio inserire l’identificativo nel sottocampo $$3 dei campi 7xx e 500 dei record bibliografici per evitare errori (in caso di omonimia tra più autori o di titoli uniformi uguali con autore diverso l’identificativo costituisce la sola garanzia che si crei in Indice il legame all’intestazione appropriata).

Per la creazione dei record di authority ci si deve avvalere dei template presenti  nel  menù Nuovo (sotto SBN_AUT (Network) (per la configurazione iniziale dei template cfr. dispensa e tutorial):

È necessario ricordare che per gli autori di tipo E, G, R (enti, enti gerarchici, congressi) Indice prevede ancora l’inserimento degli asterischi davanti alle parole significative del nome (fino a 4 nel sottocampo $$a, fino a 2 nel sottocampo $$b degli enti gerarchici).

Le forme di rinvio possono essere inserite soltanto nei casi previsti nei template:

• 400 per i nomi personali
  
• 410 per gli enti permanenti
  

N.B.: il 430 può essere inserito nel record di un titolo uniforme soltanto dopo l’invio del record in Indice, perché questo campo non è gestito da Indice (in cattura il campo è presente grazie alla normalizzazione che abbiamo configurato in Alma, ma tale normalizzazione è possibile soltanto in fase di import).

L’inserimento dei campi 500 e 510 (rinvio reciproco) è possibile soltanto per effettuare un legame a forme accettate già presenti in Indice.

Si ricorda che non possiamo inserire un campo 810 in un record da inviare in Indice: per indicare le fonti da cui sono tratte le informazioni si deve continuare a utilizzare il campo 830.

E' fortemente raccomandato inserire nel campo 010 l'ISNI nei record di authority anche in creazione e inviarlo in Indice. Per reperire il numero consultare in database ISNI all'indirizzo: https://isni.org/page/search-database/

Prima di inviare un nuovo record di authority in SBN, è necessario averne creato l’identificativo nel campo 035 tramite la funzione Azioni Modifica> Migliora record > 1 VID-Autori o 2-BID_TitoliUniformi (e quindi aver salvato il record):

In caso di schiacciamento (la sola funzione disponibile è Copia e Overlay), il record di SBN sovrascrive completamente quello di Alma. 

Non selezionare la funzione Importa, che provoca una duplicazione in Alma.

Prendere nota delle indicazioni di ICCU sulla catalogazione dei nomi di persona ai link seguenti, soprattutto nel caso di creazione di nuovi autori:

 <https://norme.iccu.sbn.it/index.php?title=Norme_comuni/Authority_file/Nomi>

<https://www.iccu.sbn.it/export/sites/iccu/documenti/2020/Linee-guida-AF-nomi-di-persona-062020.pdf>

N.B.: Si ricorda che in merito all’applicazione in SBN delle REICAT, la nuova normativa ha abolito il paragrafo 15.1.2.2. Sovrani, papi e capi di gruppi religiosi della Circolare per l’applicazione delle REICAT in SBN del 2010. Attualmente in SBN il numero ordinale (per i sovrani, papi e capi di altri gruppi religiosi) è trascritto in numeri romani dopo il nome. E’ stata pertanto eliminata la regola per la quale i numeri ordinali che fanno parte del nome di una persona sono trasformati in numeri arabi e riportati dopo il titolo appropriato nelle parentesi uncinate.