1. Alma e il protocollo SBN-MARC

A differenza di Aleph, certificato per la versione 1.9 del protocollo SBN-MARC, Alma ha conseguito la certificazione per la penultima versione del protocollo (2.02).

Questo significa che possiamo essere abilitati a trattare tutti i tipi materiale e gli authority previsti dal protocollo, utilizzandone i campi Unimarc specifici.

Per quanto riguarda i tipi materiale siamo abilitati a Libro Moderno, Libro Antico (quelli che eravamo abilitati a trattare anche in Aleph), Cartografia, Musica, Audiovisivi; non abbiamo per ora chiesto l'abilitazione per Grafica ed Elettronico.

Per quanto riguarda gli authority, siamo abilitati a trattare Autori, Titoli uniformi, Titoli uniformi musicali, Marche; possiamo soltanto catturare i Luoghi.

 L’utilizzo dei campi Unimarc nei record è condizionato dal Tipo Materiale per cui sono considerati specifici (es.: 206=utilizzabile soltanto nei record di Tipo Cartografia in cui siano presenti i campi specifici obbligatori: 120, 121, 123).

1.1. Tipi Materiale

Tabella di corrispondenza tra Tipo Materiale e tipo di record ammesso

Le collane non appartengono ad alcun Tipo materiale e sono prive dei campi dell’area 0 ISBD.

Campi specifici dei diversi Tipi Materiale SBN

1.2. Area 0 ISBD

Le indicazioni dettagliate relative al trattamento dell’area zero sono fornite nella guida in linea Normative catalografiche pubblicata sulla piattaforma mediawiki dell’ICCU: <http://norme.iccu.sbn.it/index.php?title=Normative_catalografiche>, in particolare ai paragrafi Forma del contenuto e del tipo di mediazione per i campi 181 e 182, e Supporti per il campo 183. A questo paragrafo si rinvia in particolare per l’elenco completo dei codici di supporto.

L’area zero è obbligatoria nei record relativi a monografie (natura M e W) e periodici.

1. Sintesi dei valori di default e dei vincoli di corrispondenza tra i campi 182 e 183

2. Valori di default attribuiti in Indice ai record pregressi nei campi 181-182 in funzione del tipo di record

3. Sintassi dei campi specifici dell’area 0 per i principali tipi di record

Libro Moderno, Libro Antico

Libro Moderno, Libro Antico, Musica

Libro Moderno, Libro Antico, Cartografia

Libro Moderno, Audiovisivi (Video)

Libro Moderno, Audiovisivi (Audio non musicali)

Libro Moderno, Audiovisivi (Audio musicali)

Libro Moderno

Libro Moderno

1.3. Schema SBN-MARC per Tipo Materiale Libro Moderno

1.4. Schema SBN-MARC per Tipo Materiale Libro Antico

1.5. Schema SBN-MARC per Authority Autori

1.6. Schema SBN-MARC per Authority Titoli uniformi

1.7. Gestione dei numeri standard in SBN

Mappatura Unimarc dei numeri standard gestiti da SBN-Marc

Si elencano di seguito i numeri standard gestiti da SBN con l’indicazione dei campi, indicatori e sottocampi con cui devono essere registrati in Alma (secondo quanto previsto da Unimarc Bibliographic)

Non vengono più gestiti in SBN (e sono stati eliminati dai record presenti in Indice) i seguenti numeri standard:

Gerarchia dei numeri standard e possibilità di utilizzo

Non è possibile inviare in Indice un record che presenti più di cinque diversi numeri standard, né che abbia più di quattro ISBN.

L’ordine di priorità è il seguente:

1.8. Appendice: Caratteri speciali in Alma

A differenza che in Aleph, Alma non dispone di un tastierino virtuale per l’inserimento dei caratteri speciali.

Si possono adottare le seguenti soluzioni:

1)      utilizzare la ‘Mappa caratteri’ di Microsoft words: C:\Windows\System32\charmap

A cui si può accedere anche dal menu start, digitando “character map” nella maschera di ricerca.

Una volta aperta la mappa dei caratteri, si seleziona quello che interessa e con copia-incolla lo si riporta all’interno del template di catalogazione.

2)      È anche possibile fare copia-incolla da qualsiasi documento word o pagina web.

La lista completa dei caratteri speciali supportati da Indice SBN è disponibile come file PDF

2. La ricerca in Indice SBN da Alma

Modalità di interrogazione in Indice 

Sono stati implementati in Alma quasi tutti i canali di ricerca che erano attivi in Aleph con le rispettive funzionalità; le etichette esplicative delle varie azioni sono però meno amichevoli, in quanto si limitano a riproporre i codici del protocollo SBN-Marc.

La ricerca in Indice SBN si effettua selezionando Ricerca risorse esterne dal menu Risorse della pagina principale:

Oppure dal menu Cerca & sfoglia dell'Editor metadata:

È quindi possibile interrogare l’Indice SBN anche durante una sessione di catalogazione.

Si seleziona dal menu a tendina di Ricerca Profilo di Catalogazione l’opzione SBN Integration:

Si apre quindi una finestra che permette di selezionare l’archivio sul quale effettuare la ricerca:

• SBN Bibliographic Records
  
• SBN Authority Records
  

N.B.: una volta selezionata, l’opzione SBN integration viene memorizzata anche se si continua a visualizzare British Library.

2.1. Ricerca in SBN bibliografico

Si presentano 10 canali di ricerca:

•  il principale, CercaDatiTit(1), da selezionare obbligatoriamente per impostare la ricerca vera e propria;
  
•  4 filtri (facoltativi): CercaDatiTit(2) e CercaDatiTit(3) per raffinare la ricerca con altri elementi propri dei record bibliografici, ElementoAutLegato per aggiungere un legame a un record di authority, e ArrivoLegame, un filtro supplementare per i reticoli.
  

Vedi il paragrafo Ricerca in SBN bibliografico: CercaDatiTit(1) per le modalità di ricerca.

Dalla lista dei risultati, cliccando sul titolo o su Visualizza si può esaminare il record completo (così come verrebbe importato da Alma in caso di cattura).

Per tornare alla maschera di ricerca cliccare sul link “Definisci ricerca” della lista breve. È meglio non usare il comando “indietro” del browser.

Se però la ricerca non ha dato alcun risultato il link “Definisci ricerca” non compare: in questo caso è inevitabile usare il comando “indietro” del browser.

Attenzione: quando si raffina una ricerca in cui si erano utilizzati dei filtri, questi restano attivi anche se vengono deselezionati: se i filtri non sono più necessari bisogna cliccare sul pulsante “Svuota” e reimpostare la ricerca.

2.2. Ricerca in SBN bibliografico: CercaDatiTit(1)

La maschera di interrogazione principale permette di impostare tre canali alternativi di ricerca:

1. BID: ricerca per identificativo (BID);
   
2. NumSTD: ricerca per numeri standard (ISBN, ISSN, ISMN, ACNP etc.) che possono essere immessi con o senza trattini. Da ricordare che Indice considera il numero standard un identificativo univoco, e non restituisce alcun risultato se più record condividono lo stesso numero standard (come in Aleph).
   

• Specificare il tipoStd in associazione al numeroStd
• Non usare i filtri paeseStd e notaStd

1.       TitoloCerca: ricerca per titolo.

• Stringa: consente di cercare il titolo esatto o la prima parte del titolo, utilizzando l’asterisco “*” per il troncamento a destra (non il punto interrogativo come in Aleph). Si possono inserire fino a 80 caratteri (compresi l’eventuale asterisco e gli spazi vuoti); inserendone di più il sistema non darà risultati anche se esistono in Indice titoli corrispondenti alla ricerca effettuata.
• N.B.: l’asterisco funziona come carattere di troncamento solo a fine stringa. Allo stato attuale la ricerca per stringa funziona sia con l’articolo iniziale, che senza. Per ricercare un titolo che comprende un genitivo sassone e ottenere un recupero completo delle informazioni è opportuno effettuare la ricerca sia digitando l’apostrofo (es. “pilgrim’s progress”), sia senza (es. “pilgrims progress”).
• titoloCLET: consente di impostare una ricerca per chiave titolo (3+1+1+1), ad esempio il titolo “Commedie dei comici dell’arte” ha come CLET: “COMDCD”. 
  N.B.: La chiave CLET esclude il carattere “&”.
• editoreChiave: non utilizzare (è un canale di ricerca definito da SBN per le collane, ma non funziona in Alma come non funzionava in Aleph).

Canali aggiuntivi:

• Tipo Ord: permette di scegliere tra alcune modalità di ordinamento dei risultati diverse da quella di default (ordinamento alfabetico per BID):
  

• scegliendo l’opzione “Cles, data1” i titoli vengono ordinati alfabeticamente e quindi cronologicamente;
• selezionando l’opzione “Data1+cles” i titoli vengono ordinati cronologicamente e quindi alfabeticamente, presentando per primi i record bibliografici senza data;
• scegliendo l’opzione “4 = Numero di sequenza” si deve necessariamente attivare anche la tab ArrivoLegame, inserendo in IdArrivoDoc il BID del record collegato e in TipoLegameDoc il campo di legame. In questo modo si possono, ad esempio, ordinare per numero di sequenza tutti i record di livello inferiore di un’opera in più volumi.

•  TipoCerca: lasciando la scelta di default (Libro Moderno) si interroga l’intero archivio di SBN; selezionando una delle altre voci disponibili (Musica, Antico, Grafica, Cartografico, Audiovisivo, Elettronico) si può restringere la ricerca di un titolo all’interno del Tipo Materiale corrispondente. Per i materiali diversi da Libro Moderno questo filtro equivale a Tipo Materiale in CercaDatiTit(2).
  

2.3. Ricerca in SBN bibliografico: CercaDatiTit(2)

Selezionando questa opzione è possibile aggiungere a una ricerca per titolo (stringa) già impostata in CercaDatiTit(1) uno o più tra i seguenti filtri:

2.4. Ricerca in SBN bibliografico: CercaDatiTit(3)

In questa sezione è possibile filtrare una ricerca per data/e di pubblicazione, basata su ciò che in SBN è stato registrato nelle posizioni 9-16 del campo 100 (tipo data, data1 e data2):

• nei campi Tipo data pubblicazione può essere inserito il tipo di data (monografia in un anno, periodico corrente, etc.). Si può compilare soltanto il primo campo (colonna Da), oppure entrambi (inserendo lo stesso tipo di data anche nella colonna A), oppure se ne può tralasciare la compilazione;
  
• nei campi Data pubbl. 1 deve essere inserita la data1. Se si cerca una risorsa che può essere stata pubblicata in un arco temporale, si inseriscono gli estremi in T100_Da e T100_A; se si cerca una risorsa pubblicata in un anno preciso, la stessa data deve essere inserita in entrambe le colonne (non si può lasciare vuoto il secondo campo);
  
• nei campi Data pubbl. 2 deve essere inserita la data2 (vale per le opere pubblicate in più anni e per i periodici), secondo gli stessi criteri indicati precedentemente.

2.5. Ricerca in SBN bibliografico: Elemento AutLegato

Selezionando questa opzione è possibile aggiungere a una ricerca per titolo (stringa) già impostata in CercaDatiTit (1) un filtro per un legame a un record di autorità relativo a un autore, ricercabile sia per stringa (nome) che per identificativo (VID). Il filtro autore interroga tutti i campi 7xx del record bibliografico.

Da TipoAuthority è necessario selezionare l’authority file Autori:

Nel campo “Stringa” è possibile digitare la stringa esatta o con il carattere di troncamento a destra “*”  (questa seconda opzione è senz’altro da preferire per evitare che Indice, con una ricerca della stringa esatta, restituisca solo una parte dei risultati pertinenti, escludendone altri in presenza di qualificazioni).

Esempio:

Se si vuole impostare il filtro in modo da ottenere tutte le risorse collegate a un autore ben preciso, conviene utilizzare il VID, da inserire nel campo apposito.

2.6. Ricerca in SBN bibliografico: ArrivoLegame

Questo canale di ricerca serve a individuare i record collegati tramite un campo 4xx (anche reciproco) a uno specifico record, di cui si deve conoscere l’identificativo; può essere utilizzato autonomamente o come filtro a una ricerca per stringa.

Si inserisce il BID del titolo collegato nel campo IdArrivoDoc e si seleziona dal menu a tendina a destra il campo di legame relativo.

Ad esempio: per recuperare tutte le monografie collegate alla collana “Storia dello spettacolo. Saggi” (CFI0383754) si compila soltanto la tab ArrivoLegame:

Come filtro, deve essere combinato con una stringa nella tab CercaDatiTit(1). Esempio:

Con questa ricerca si ottengono tutti i record il cui titolo è “Semina” e che sono collegati alla collana BVE0116316.

2.7. Ricerca in SBN authority (SBN Authority Records)

Scegliendo nel campo Search “SBN Authority Records” compare la maschera riprodotta sopra, e viene visualizzato un menu di ricerca che comprende sei opzioni di ricerca che aprono le rispettive maschere:

• Cerca Dati Aut (principale)

• Cerca Tipo Autore

• Cerca Tipo Marca

• CercaTitoloUniformeMusicaType

• CercaLuogoType

• CercaOtherTypes (questa opzione non ci interessa perché riguarda la semantica)

2.8. Ricerca in SBN authority: Cerca Dati Aut

Apre la maschera in cui selezionare l’archivio da interrogare (Autori, Titoli uniformi, Marche, etc.), immettere il canale di ricerca principale (identificativo, stringa o ISADN) ed eventuali filtri. Le opzioni possono variare a seconda dell’archivio prescelto.

Dalla lista dei risultati ottenuti è sempre possibile visualizzare i record bibliografici collegati a ciascun record di authority:

Una volta che si è passati all’elenco dei record bibliografici non è possibile ritornare al listato dei record di authority: è necessario ripetere la ricerca in authority.

1)      Tipo Authority = Autori (AU)

2)      Tipo Authority = Titoli uniformi (TU)

3)      Tipo Authority = Marche (MA)

4)      Altri autority file

2.9. Ricerca in SBN authority: Cerca Tipo Autore

Per utilizzare questa maschera di ricerca è necessario specificare in quella precedente Cerca Dati Aut il TipoAuthority “AU=Autori”.

paroleAut: ricerca per parole del nome dell’autore (massimo 3).

tipoNome: selezionando le opzioni del menu a tendina alla ricerca può essere applicato un filtro sulla base del codice del tipo-nome SBN (autori personali: A, B, C, D; Autori collettivi: E, G, R). [1]

A – Nome personale in forma diretta il cui gruppo principale ai fini dell’ordinamento è costituito da un solo elemento.
es: Céline (200 #0 $$a Céline); Ioannes : Cantacuzenus (200 #0 $$a Ioannes : Cantacuzenus); Fredericus
<imperatore ; 1.> (200 #0 $$a Fredericus $$c imperatore $$c 1.)
B – Nome personale in forma diretta il cui gruppo principale, ai fini dell’ordinamento, è costituito da più
elementi.
es: Anonimo genovese (200 #0 $$a Anonimo genovese); Cornelius Nepos (200 #0 $$a Cornelius Nepos); Ioannes Paulus <papa ; 2.> (200 #0 $$a Ioannes Paulus $$c papa $$c 2.)
C – Nome personale in forma inversa il cui gruppo principale, ai fini dell’ordinamento, è costituito da un solo elemento (cognome semplice o altra parte del nome ad esso assimilabile) separato con una virgola dai gruppi secondari.
es: Tanenbaum, Andrew S. (200 #1 $$a Tanenbaum, $$b Andrew S.); Aa, Peter : van der <1530-1594> (200 #1 $$aAa, $$b Peter : van der $$f 1530-1594); Facchini, Luca <ingegnere> (200 #1 $$a Facchini, $$b Luca $$c ingegnere)
D – Nome personale in forma inversa il cui gruppo principale, ai fini dell’ordinamento, è costituito da due o più elementi (cognome composto o altre parti del nome ad esso assimilabili), separati con una virgola dai gruppi secondari.
es: Ajmone Marsan, Veniero (200 #1 $$a Ajmone Marsan, $$b Veniero)
E – Nome di ente il cui gruppo principale, ai fini dell’ordinamento, è costituito da uno o più elementi ed il cui gruppo secondario è costituito da una o più qualificazioni.
es: *Algeria (210 02 $$a *Algeria); *Modena <Ducato> (210 02 $$a *Modena $$c Ducato); *Modena <Provincia> (210 02 $$a *Modena $$c Provincia); *Biblioteca *comunale *Malatestiana (210 02 $$a *Biblioteca *comunale *Malatestiana)
G – Nome di ente che non è sufficientemente distintivo se non unito al nome di altro ente a cui sia legato da un rapporto di subordinazione o di altro genere. Il gruppo principale è costituito dal nome dell’ente gerarchicamente superiore; i gruppi secondari sono costituiti dall’eventuale qualificazione dell’ente gerarchicamente superiore, nonché dal nome o dai nomi degli enti gerarchicamente inferiori e dalle eventuali relative qualificazioni.
es: *Italia : *Corte dei *conti : Biblioteca Antonino De Stefano (210 02 $$a *Italia $$b *Corte dei *conti $$b Biblioteca Antonino De Stefano)
R – Nome di ente a carattere temporaneo il cui gruppo principale, ai fini dell’ordinamento, è costituito da uno o più elementi ed il cui gruppo secondario è costituito da una o più qualificazioni.
es: *Concilio *vaticano <2. ; 1962-1965> (210 12 $$a Concilio vaticano $$d 2. $$f 1962-1965); *Congresso di *storia del *Risorgimento *italiano <65. ; 2011 ; Firenze> (210 12 $$a *Congresso di *storia del *Risorgimento *italiano $$d 65. $$e Firenze $$f 2011)

2.10. Ricerca in SBN authority: Cerca Tipo Marca

Per utilizzare questa maschera di ricerca è necessario specificare in quella precedente Cerca Dati Aut il TipoAuthority “MA = Marche”.

Permette di effettuare ricerche partendo dai dati registrati nei vari sottocampi del campo 921, utilizzato dal protocollo SBN-MARC per codificare le marche tipografiche:

3. Catalogare in Indice SBN da Alma

La modalità di integrazione con Indice SBN realizzata in Alma presenta delle specificità che è necessario tenere presenti.

In particolare si evidenzia quanto segue:

• Le operazioni di invio in indice e di localizzazione non comportano un salvataggio automatico del record: dopo l’invio in indice il record deve essere salvato in Alma, così come dopo la cattura, e dopo la localizzazione deve essere nuovamente salvato.
• La creazione del BID e del VID non è automatica al momento del salvataggio del record. È indispensabile creare appositamente l’identificativo nel campo 035 del record prima dell’invio in Indice (Migliora record > BID).
• Il formato (registrato nel campo locale 900) deve essere assegnato manualmente ai record catturati, o tramite la funzione ‘Aggiungi campo locale’ oppure (meglio) tramite la funzione ‘Espandi da template’.
• È possibile inserire nel record da inviare in indice anche campi esclusi dal colloquio (campi locali, titoli di accesso, semantica).
• Ci si allinea alla prassi di Indice per quanto riguarda il trattamento del titolo originale, equiparato al titolo uniforme (adesso titolo dell’opera), e quindi si creano e catturano sempre anche i record di authority relativi ai titoli originali registrati nel campo 500 del bibliografico; il campo 454 deve essere utilizzato esclusivamente per le traduzioni di traduzioni.
• Per le monografie moderne, non si mantiene in Ama il campo 500 se il suo contenuto coincide con quello del 200.
  
• Quando si cattura un record di authority, Alma effettua sui record già presenti nel repository del network un controllo esclusivamente sul contenuto del campo 2xx (non sull’identificativo).
• Quando si salva un record bibliografico, non ci sono avvisi sull’eventuale assenza dei record di authority corrispondenti ai campi 500, 606 e 7xx: il controllo deve essere effettuato utilizzando il tasto funzione F3.
• Il sottocampo $$v dei campi 410 e 461 non deve essere eliminato.
  

Le regole per la catalogazione in SBN redatte dall’ICCU sono disponibili online (Normative catalografiche) all’indirizzo http://norme.iccu.sbn.it/index.php?title=Normative_catalografiche

Si raccomanda di fare riferimento all capitolo Alma e il protocollo SBN-MARC in caso di dubbio sull’uso e la costruzione dei campi nei record da inviare in Indice.

Si ricorda anche che nell'editor metadata è disponibile un aiuto sui campi, accessibile dalla tab "Info" (vecchio MDE) o dai "tre puntini" in fondo al campo (nuovo MDE). 

3.1. Localizzazione

Per localizzare un record condiviso con Indice salvato in locale (catturato, creato da noi, rieditato) bisogna compilare il campo 899, ricordandosi che l’identificativo di polo è SBT.

Tramite la funzione Azioni Modifica> Migliora record > Aggiungi 899 si apre il campo precompilato con la sigla del polo.

Completarlo aggiungendo l’identificativo della biblioteca, compilare quando necessario i sottocampi $$q (per libro antico) e $$z (per libro antico e periodici) e quindi selezionare Azioni Record > Gestisci informazioni localizzazione:

3.2. Cattura di un record bibliografico

Una volta che si è identificato il record da catturare (cfr. capitolo Ricerca in Indice SBN da Alma) bisogna ritornare alla schermata di visualizzazione breve dei risultati e selezionare Importa:

Il record viene caricato nell’Editor metadata completo dei campi di colloquio (991, 992, 993, 994), che non devono mai essere eliminati.

La prima azione da compiere è salvare il record, per riportare il contenuto del campo 001 di SBN in un secondo campo 035 di Alma:

A questo punto il record viene salvato nel Network.

Conviene effettuare subito la localizzazione (cfr. il precedente par. Localizzazione) e poi procedere a editare il record.

Come primo intervento è indispensabile effettuare Espandi da template (per recuperare il formato appropriato, salvare contestualmente il record nell’Istituzione, recuperare i campi 606, e inserire gli eventuali campi locali necessari, come il 958).  Il campo 900 può essere aggiunto anche manualmente da Azioni Modifica >Aggiungi campo locale (i codici corrispondenti ai vari formati sono elencati nell'help del campo).

Si procede quindi con la funzione Azioni Modifica > Migliora record > Migliora record SBN (per creare il 225 in presenza di 410, eliminare i 463 dai record di livello superiore, normalizzare altri campi).

Se il record contiene un numero ISBN sbagliato nel sottocampo $$a del campo 010 e la nota "errato" in $$b, il $$a va modificato in $$z. Il $$b deve essere cancellato.

Se nel record catturato è presente un campo 500 uguale al campo 200 lo si elimina (e non si cattura il corrispondente record di authority).

Si possono poi effettuare tutti gli ulteriori interventi eventualmente necessari (inserimento del primo indicatore nel 101, di note, etc.). Per l’editing o l’inserimento di soggetti e classi si vedano più avanti i paragrafi dedicati alla catalogazione semantica). In Alma, per scelta dei nostri partner di Pisa e Siena, la semantica eventualmente presente nei record di Indice è stata importata fino a buona parte del 2018. Attualmente tutte le biblioteche SBART seguono le medesime regole sia per gli accessi per autore che per quelli semantici. La semantica proveniente da Indice deve quindi essere vagliata e adeguata agli indici per soggetto e classe della Network Alma (catalogo Polo SBT).

Tramite il tasto funzione F3 (oppure Fn+F3 se si usa un Mac) si può verificare la presenza in Authority degli autori e dei titoli uniformi registrati nel record bibliografico (se i record sono assenti devono essere catturati, se sono difformi dalla versione registrata nei campi 7xx e 500 devono essere editati: in caso di dubbio rivolgersi all’help desk).

Dopo aver effettuato tutte le modifiche salvare il record (e rilasciarlo).

È importante ricordarsi di non catturare mai i record relativi ai titoli di accesso: si riconoscono dalla presenza del campo 995 valorizzato con TIT e del campo 996 valorizzato con il tipo (TB, TD, TP, TT).

N.B.: Verificare sempre, a catalogazione ultimata, la presenza del campo locale 900 con l’indicazione del formato. Anticipare alcune operazioni rispetto ad altre, può comportare in alcuni casi la perdita del campo 900.

3.3. Schiacciamento (cattura a partire da un ordine)

Dopo aver aperto nell'editor metadata il record locale, lo si può schiacciare su uno di Indice direttamente in fase di ricerca, avviando la ricerca in SBN da Cerca & Sfoglia > Cerca risorse. In tal modo, nella metà destra dell’Editor Metadata ci sarà la maschera di ricerca in SBN, mentre a sinistra è aperto il record di Alma.

Ricerca in SBN a partire dal record proveniente dalle acquisizioni:

Cliccando sul pulsante Visualizza, il record di Indice si apre nel pannello di destra e in quello di sinistra automaticamente si chiude la maschera di ricerca, consentendo di visualizzare il record locale  e confrontarlo con quello di Indice

Se il risultato corrisponde alla nostra risorsa (la visualizzazione del formato Marc di un record conferma la necessità dello schiacciamento), si torna alla visualizzazione breve del record che interessa.

Dopo aver cliccato sul pulsante “Torna ai risultati”,  a destra comparirà nuovamente la maschera di ricerca SBN che può essere chiusa manualmente cliccando sulla X del pannello (ma lo schiacciamento  va a buon fine anche se non si fa questa operazione).

Chiudendo la maschera di ricerca, a sinistra visualizzeremo di nuovo il record locale: 

A questo punto selezionare Copia & Merge (che consente di salvare in Alma le informazioni che non devono essere condivise con Indice; con Copia e Overlay il record di Indice sovrascriverebbe completamente il nostro):

3.4. Invio di un nuovo record bibliografico

Il colloquio con l’Indice si effettua dal Network, quindi il record da inviare in Indice deve essere stato preliminarmente salvato nel Network. Deve altresì avere un BID con identificativo SBT e prefisso SBN.

Aprire il template appropriato dal menù Nuovo (per la configurazione iniziale dei template cfr. dispensa e tutorial)

Di seguito i template disponibili per i vari tipi di materiale

• che nel campo 100 i codici di Tipo data e le relative date (posizioni 8-16) siano espressi secondo le indicazioni di ICCU; nei template il codice Tipo data è precompilato (es. in A BK-0 SBN è "d") e, pertanto va opportunamente modificato nei casi previsti.  Per l'invio di  una monografia con data incerta consultare le istruzioni contenute nel paragrafo: Invio di un record con codice Tipo data=f nel campo 100
  
• che siano compilati i campi 181, 182, 183 (tranne che per i record di collana)
  
• che sia compilato il campo 992 (ex LAD)
  
• nel caso di un periodico, che sia anche compilato il campo 994 (ex TPM)
  
• che nel sottocampo $$3 dei campi 7xx siano presenti gli identificativi dei record di authority (VID)
  
• che siano correttamente compilati gli incapsulamenti nei campi di legame
  
• che sia presente il BID nel campo 035 (da creare)
  
• che il campo 801 sia compilato con la sigla del polo: $$a IT $$b SBT
  

È sconsigliabile compilare il campo 105 per i record relativi alle monografie; è obbligatorio compilare il campo 110 per i record relativi alle collane.

Non si creano nuove registrazioni per le ristampe inalterate (anche se dichiarate come nuove edizioni nelle pubblicazioni), indipendentemente dalla loro distanza temporale rispetto all'edizione di riferimento. Si registra l'indicazione di ristampa nella nota pubblica della copia.

Si può catturare una registrazione di autorità già presente in Alma nel campo 7xx tramite il tasto funzione F3, che effettua una ricerca per scorrimento in authority a partire dal termine immesso (ciò solo in fase di creazione: in cattura F3 è da utilizzare soltanto per verificare la presenza o meno del record di authority in archivio).

Conviene comunque anche aprire in multicompilazione il record di authority per poter copiare il VID nel sottocampo $$3.   Per aprire l’editor in modalità split (multicompilazione) si può usare il tasto-funzione F6 o cliccare sull’icona nella colonna a sinistra, accanto al box di ricerca dei record aperti in editing.

Si può procedere in modo analogo per l’inserimento del titolo originale (uniforme).

Se l’autore da inserire in un campo 7xx o il titolo originale del 500 è nuovo per SBN, deve essere preliminarmente creato in Authority e inviato in Indice (cfr. il par. Invio di un nuovo record di authority).

Non è più richiesto da SBN l’uso dell’alif in luogo dell’apostrofo per il trattamento del genitivo sassone nel titolo proprio.

Dopo aver editato il record con le informazioni da condividere in Indice, prima di inviarlo si deve creare il BID:

Azioni Modifica > Migliora record > 1-BID Moderno (oppure 2-BID Antico per queste tipologie di risorse).

Salvare il record, quindi selezionare: Azioni Record > Contribuisci record al catalogo centrale.

Dopo che Indice ha restituito i campi di colloquio e prima di localizzare, ricordarsi di salvare il record.

Se si vuole inviare in Indice un record presente nella sola Istituzione (come nel caso dei record con identificativo BFS, CBR, CRU, IPV), dopo averlo aperto nell’Editor Metadata è necessario selezionare: Azioni Record > Condividi con la Network (il comando è presente solo se si sta editando un record della IZ).

È quindi necessario ricercare nuovamente il record nel repository, riportarlo nell’Editor Metadata ed editarlo in vista dell’invio in Indice.

• Se al momento della condivisione con il Network il sistema avvisa dell’esistenza di un record simile lo si può visualizzare, prendere nota dell’eventuale identificativo su cui il proprio record deve essere schiacciato e inviare una richiesta al referente di biblioteca o all’help desk, senza proseguire con l’invio in Indice. È da evitare assolutamente la scelta Collegamento.

3.5. Correzioni su record inviati in Indice

Partecipando a Indice SBN con livello di cooperazione 3 (senza allineamenti) possono essere corretti soltanto i record creati e localizzati dal polo SBT ma non ancora localizzati da altri poli (la presenza di altre localizzazioni è verificabile tramite Interfaccia diretta).

I record con identificativo UFI, anche se non condivisi da nessuno, non possono più essere aggiornati.

Per riportare in Indice le correzioni effettuate in Alma è sufficiente, dopo aver corretto e salvato il record in Alma, ripetere l’operazione Contribuisci record al catalogo centrale.

Attenzione: se a seguito della correzione il record SBT viene reso uguale a uno già esistente in Indice l’azione Copia & Merge ha effetto solo in Alma: per effettuare lo schiacciamento anche in Indice ci si deve rivolgere all’help desk.

Si raccomanda di controllare in Indice che la correzione sia andata a buon fine (soprattutto in caso di aggiunta o modifica di legami): in caso contrario rivolgersi all’help desk.

3.6. Cattura di un record di authority

Si catturano in Alma i record relativi agli Autori, ai Titoli Uniformi (anche musicali), alle Marche e ai Luoghi. I vocabolari di authority sono configurati nel Network, quindi i record non sono ricercabili nell’Istituzione.

I record relativi alle intestazioni registrate nei campi 7xx devono essere sempre catturati quando presenti in Indice e assenti dal nostro database. Per gli authority Alma controlla il contenuto dei campi 200, 210 e 230 mentre ignora il campo 035, quindi è necessario compiere preliminarmente tutte le ricerche necessarie nel repository.

I record di authority, a differenza di quelli bibliografici, non devono essere localizzati ma soltanto salvati (e rilasciati).

Se ci accorgiamo che un record di authority è stato modificato in Indice è necessario correggere quello registrato in Alma, adeguandolo alla nuova forma che ha assunto in Indice; se un nostro record di authority non è più presente in Indice è necessario effettuarne la sostituzione. Per il relativi flussi di lavoro cfr. par.   Aggiornamento delle registrazioni di autorità Nomi persona e Nomi enti

3.7. Invio di un nuovo record di authority

È necessario creare preliminarmente i record di authority delle nuove intestazioni che devono essere registrate nei campi 7xx e 500 del record bibliografico. È infatti obbligatorio inserire l’identificativo nel sottocampo $$3 dei campi 7xx e 500 dei record bibliografici per evitare errori (in caso di omonimia tra più autori o di titoli uniformi uguali con autore diverso l’identificativo costituisce la sola garanzia che si crei in Indice il legame all’intestazione appropriata).

Per la creazione dei record di authority ci si deve avvalere dei template presenti  nel  menù Nuovo (sotto SBN_AUT (Network) (per la configurazione iniziale dei template cfr. dispensa e tutorial):

È necessario ricordare che per gli autori di tipo E, G, R (enti, enti gerarchici, congressi) Indice prevede ancora l’inserimento degli asterischi davanti alle parole significative del nome (fino a 4 nel sottocampo $$a, fino a 2 nel sottocampo $$b degli enti gerarchici).

Le forme di rinvio possono essere inserite soltanto nei casi previsti nei template:

• 400 per i nomi personali
  
• 410 per gli enti permanenti
  

N.B.: il 430 può essere inserito nel record di un titolo uniforme soltanto dopo l’invio del record in Indice, perché questo campo non è gestito da Indice (in cattura il campo è presente grazie alla normalizzazione che abbiamo configurato in Alma, ma tale normalizzazione è possibile soltanto in fase di import).

L’inserimento dei campi 500 e 510 (rinvio reciproco) è possibile soltanto per effettuare un legame a forme accettate già presenti in Indice.

Si ricorda che non possiamo inserire un campo 810 in un record da inviare in Indice: per indicare le fonti da cui sono tratte le informazioni si deve continuare a utilizzare il campo 830.

E' fortemente raccomandato inserire nel campo 010 l'ISNI nei record di authority anche in creazione e inviarlo in Indice. Per reperire il numero consultare in database ISNI all'indirizzo: https://isni.org/page/search-database/

Prima di inviare un nuovo record di authority in SBN, è necessario averne creato l’identificativo nel campo 035 tramite la funzione Azioni Modifica> Migliora record > 1 VID-Autori o 2-BID_TitoliUniformi (e quindi aver salvato il record):

In caso di schiacciamento (la sola funzione disponibile è Copia e Overlay), il record di SBN sovrascrive completamente quello di Alma. 

Non selezionare la funzione Importa, che provoca una duplicazione in Alma.

Prendere nota delle indicazioni di ICCU sulla catalogazione dei nomi di persona ai link seguenti, soprattutto nel caso di creazione di nuovi autori:

 <https://norme.iccu.sbn.it/index.php?title=Norme_comuni/Authority_file/Nomi>

<https://www.iccu.sbn.it/export/sites/iccu/documenti/2020/Linee-guida-AF-nomi-di-persona-062020.pdf>

N.B.: Si ricorda che in merito all’applicazione in SBN delle REICAT, la nuova normativa ha abolito il paragrafo 15.1.2.2. Sovrani, papi e capi di gruppi religiosi della Circolare per l’applicazione delle REICAT in SBN del 2010. Attualmente in SBN il numero ordinale (per i sovrani, papi e capi di altri gruppi religiosi) è trascritto in numeri romani dopo il nome. E’ stata pertanto eliminata la regola per la quale i numeri ordinali che fanno parte del nome di una persona sono trasformati in numeri arabi e riportati dopo il titolo appropriato nelle parentesi uncinate.

3.8. Aggiornamento delle registrazioni di autorità Nomi persona e Nomi enti

Se ci accorgiamo che una registrazione di autorità del Polo SBT è stata modificata o sostituita da altro VID in Indice è necessario correggere quella registrata in Alma, adeguandola alla nuova forma che ha assunto in Indice.

Per aggiornare il record di Alma si utilizza la funzione Copia e Overlay, seguendo il flusso di lavoro specificato di seguito per i diversi casi che si possono presentare: 

NB Di seguito, per semplicità, faremo riferimento solo ai campi 200 e 400 (Autori persona), ma le istruzioni valgono anche per i campi 210 e 410 (autori enti)

NB Se ci si accorge di situazioni che possono influire sul corretto funzionamento del flusso (in particolare la presenza di omonimi) e, in generale, se si hanno dubbi sul flusso di lavoro,  si suggerisce di consultare i referenti del gdl Controllo catalografico della propria Biblioteca prima di intervenire.

Caso 1:  Il campo 200 del record di Polo è uguale a quello di Indice

Questo caso si presenta quando l’aggiornamento non ha riguardato il punto di accesso autorizzato, ma le informazioni presenti in altri campi come il campo note  (300), le fonti riportate nei campi 810/830, ecc.

Flusso  caso 1

                                               Record della NZ                                                                                                                        Record di Indice

• Confrontare il contenuto del campo 200 del record di NZ e il contenuto del campo 200 del record di Indice 
• il campo è uguale sia nel contenuto che nei sottocampi 
• effettuare il Copia e Overlay 
• Salva e Rilascia Record

Caso 2:  Il campo 200 del record di Polo è diverso da quello di Indice ma nel record di Indice è presente un campo 400  uguale al campo 200  di Polo

Questo caso si presenta quando è stata modificata la forma autorizzata del record di Polo e quest'ultima è presente come forma variante del record di Indice. La modifica può riguardare sia il contenuto dei sottocampi, sia l’aggiunta o l’eliminazione di sottocampi del campo 200.

Flusso caso 2

                                                  Record della NZ                                                                                                                        Record di Indice

• Confrontare il contenuto del campo 200 del record della NZ e il contenuto del campo 200 del record di Indice 
• il contenuto del campo 200 è diverso ma è presente un campo 400 che ha lo stesso contenuto del campo 200 del record della NZ 
• per agevolare i controlli successivi (cfr. ultimo punto del flusso), si consiglia di estrarre i BID dei record bibliografici legati all’autore da modificare.
  
• effettuare il Copia e Overlay 
• Salva e Rilascia Record 
• il giorno dopo controllare che i record bibliografici siano stati aggiornati 

Caso 3:  Il campo  200 del record di Polo è diverso sia dal campo 200 sia da eventuali campi 400 del record di Indice

Questo caso si presenta quando la forma autorizzata del record di Polo  è stata modificata e non è presente come forma variante nel record di Indice (può essere presente un campo 400 con una forma variante ulteriore oppure può non essere presente nessun campo 400).  La modifica può riguardare sia il contenuto dei sottocampi, sia l’aggiunta o l’eliminazione di sottocampi del campo 200.

Flusso caso 3

                                      Record della NZ                                                                                                                        Record di Indice

• Confrontare il contenuto del campo 200 del record di NZ e il contenuto del campo 200 del record di Indice 
• il contenuto del campo 200 è diverso e non c'è un campo 400 con lo stesso contenuto del campo 200 del record di NZ
• copiare il contenuto del campo 200 del record della NZ
• per agevolare i controlli successivi, si consiglia di estrarre i BID dei record bibliografici legati all’autore da modificare
• effettuare il Copia e Overlay 
• aggiungere un campo 400 con il contenuto del campo 200 precedentemente copiato 

• Salva e Rilascia Record 
• il giorno dopo controllare che i record bibliografici siano stati aggiornati 
• eliminare dal record della NZ il campo 400 (ma si può conservare se si ritiene che possa costituire un accesso utile)
• Salva e Rilascia Record

3.9. Titolo uniforme

Secondo le attuali normative di SBN (che recepiscono le REICAT), per ‘titolo uniforme’ si intende il titolo originale dell’opera (cfr. https://norme.iccu.sbn.it/index.php?title=Norme_comuni/Authority_file/Titoli_dell%27opera).

 Discostandosi da SBN, il Polo SBT ha scelto di limitare l'uso del titolo uniforme a questi due casi:

• opere registrate nei repertori (anche quando la lingua della risorsa catalogata è la stessa dell’opera); di norma si tratta di opere in lingua diversa dall’italiano che hanno una tradizione testuale importante e consolidata e opere italiane che necessitano di un titolo univoco controllato, ad esempio: Bibbia, Le mille e una notte, Il novellino…
• quando si descrive una traduzione dalla lingua originale.

Vediamo pertanto quali sono le operazioni da effettuare in cattura e in creazione, in presenza di un campo 500.

In cattura

Se non ci troviamo in uno di questi due casi (opera registrata nei repertori o traduzione dalla lingua originale), si elimina il campo 500 e non si cattura il corrispondente record di autorità.

Se, invece, ci troviamo in uno dei casi specificati sopra, il campo 500 presente nel record di Indice deve essere conservato. Inoltre, va catturato da Indice anche il corrispondente record di authority, se non è già presente nell'archivio di Polo (la verifica in Alma si effettua con la ricerca nel Repository>Authority, come si fa anche per autori, classi e soggetti).

Poiché in SBN la struttura della registrazione di autorità per i titoli uniformi, prevede l'inserimento del titolo nel campo 230 e dell’autore principale nel campo 700, la ricerca in Indice del titolo uniforme deve essere fatta con particolare attenzione, controllando bene i record che presentano lo stesso contenuto del campo 230.  E’ bene controllare anche che sia presente il legame all’autore nel campo 700, quando previsto.  Vediamo un esempio:

3.10. Catalogazione a livelli

Si ricorda che si catalogano a livelli soltanto opere le cui parti presentano un titolo significativo e i libri antichi; l’inserimento in catalogo (in creazione e in cattura) di record per volumi privi di titoli significativi si fa soltanto per opere in continuazione preesistenti. Si rimanda al paragrafo sul trattamento "piatto" delle opere a livelli le cui parti sono prive di un titolo significativo.

In caso di catalogazione piatta, tutte le copie si legheranno al record di holding del titolo generale; in caso di catalogazione a livelli, le stesse holding saranno create sui record di livello inferiore.

Si devono comunque evitare situazioni ibride (record di livello superiore con holding + legami a monografie di livello inferiore con holding).

In cattura:

• per rendere piatta una catalogazione effettuata a livelli in Indice, è necessario correggere la posizione gerarchica nel LDR del livello superiore catturato da Indice, aggiungere una nota di contenuto (327) ed eliminare i campi 463 (anche tramite la funzione Azioni Modifica > Migliora record > Migliora record SBN), e naturalmente aggiungere il campo locale con l’indicazione del formato;
• nel caso si confermi la catalogazione a livelli, si devono eliminare i campi 463 dal record di livello superiore  (con Migliora record SBN) e catturare i record di livello inferiore. A tutti deve essere aggiunto il campo locale 900 con l’indicazione del formato (con Espandi da template oppure Aggiungi campo locale) per rendere il record visibile e ricercabile nel repository dell’istituzione.
• I legami (e la relativa navigazione) saranno visibili e attivi nel repository il giorno successivo.

In creazione:

• utilizzare i template appositi (A BK-1 SBN per il record di livello superiore, A BK-2 M SBN per quelli di livello inferiore);
• creare i livelli inferiori soltanto dopo che si è inviato in Indice il livello superiore, incapsulando nel campo 461 il BID presente nel campo 035 (senza il prefisso SBN);
• nei record di livello inferiore inserire (e mantenere) l’indicazione di sequenza nel campo 461;
• se si tratta un‘opera in più volumi con registrazione piatta, utilizzare il template A BK-0 SBN e aggiungere il campo 327 dopo la conclusione del colloquio con l’Indice.
• i legami (e la relativa navigazione) saranno visibili e attivi nel repository il giorno successivo.
• l'indicazione di parte (volume, tomo, sezione etc.), che precede il titolo significativo, va inserita tra doppie parentesi uncinate secondo la casistica indicata nella Guida alla catalogazione SBN.

Tutti i record del reticolo devono essere localizzati.

Attenzione: se i record di livello inferiore hanno un titolo generico (es.: L’Ottocento; Romanzi; etc.) si raccomanda di replicare al secondo livello i legami autore, per evitare risultati fuorvianti nel processo di raggruppamento operato da OneSearch.

Si ricorda che in caso di titolo non significativo nel 200 $$a non devono essere introdotte le doppie parentesi uncinate per isolare l’articolo iniziale, e che dopo il colloquio con l’Indice è necessario riportare tra parentesi quadre il titolo del livello superiore registrato nel campo 461 (per migliorare la visualizzazione in OneSearch).

È fortemente sconsigliata la catalogazione a tre livelli: innanzitutto per la cattiva leggibilità dei dati in OneSearch, ma anche perché il campo 462 deve essere reinserito manualmente al posto del 461 dopo il colloquio con l’Indice (anche in creazione). Laddove fosse comunque indispensabile creare reticoli di questo tipo, si ricordano quali sono le combinazioni possibili in Indice:

3.11. Trattamento 'piatto' delle opere in più volumi privi di titolo significativo

Le opere in più parti vengono abitualmente catalogate a livelli, e la registrazione di holding e copie viene effettuata sui record bibliografici di livello inferiore.

È però obbligatorio effettuare una catalogazione a un solo livello, di tipo ‘piatto’, quando si verificano le seguenti condizioni:

·         tutti i volumi che compongono l’opera sono privi di titolo significativo (natura W);

·         la descrizione dell’opera non è stata preventivamente affrontata a livelli (se la catalogazione di un’opera in continuazione è stata iniziata a livelli si deve proseguire con la creazione dei livelli inferiori, anche se privi di titolo significativo);

·         il record bibliografico che descrive l’opera non appartiene al tipo materiale Libro Antico (la pubblicazione deve cioè essere successiva al 1830).

In caso di descrizione a un solo livello (trattamento piatto) si avrà una sola holding collegata al record bibliografico, e ad essa si collegheranno tutte le copie relative ai singoli volumi, fornendo l’informazione di partizione nel campo Descrizione.

Poiché il trattamento a un solo livello delle opere in più volumi si discosta dalla prassi di Indice SBN, è necessario effettuare la catalogazione in due tempi, registrando alcune informazioni sul record soltanto dopo il colloquio con l’Indice. È necessario anche che il record che si invia in Indice consenta agli altri poli di riconoscere che l’opera descritta è in più volumi, così che possano creare e collegare i record di livello inferiore di natura W.

In cattura:

Azioni Modifica > Migliora record > Migliora record SBN (per eliminare i campi 463, normalizzare il 606, creare il 225)

Correggere il LDR (pos. 8: da 1 a 0)

Registrare i numeri standard dei volumi in altrettanti campi 010 (indicando il numero del volume corrispondente nel sottocampo $$b)

Inserire e compilare il campo 327 (cfr. infra, Note alla compilazione del campo 327)

In creazione:

Utilizzare il template A BK-0 SBN.

Prima dell’invio in Indice:

Campo 010: indicare in $$a l’ISBN dell’opera nel suo insieme. Se non esiste, si possono registrare i numeri standard dei volumi che compongono l’opera soltanto se non superano il numero di tre, ripetendo il campo e indicando il volume corrispondente nel $$b; in caso contrario si invia il record in Indice privo di 010.

Esempio:

Campo 100: valorizzare la pos. 8 (tipo data) con d se l’intera pubblicazione avviene in un solo anno, altrimenti con g

Campo 210: in $$d indicare la data o le date di pubblicazione dell’insieme, oppure la data aperta

Campo 215: indicare le informazioni relative alla pubblicazione nel suo insieme. In $$a indicare il numero dei volumi e, se possibile, le informazioni complessive relative alla paginazione.

Esempio:

Dopo il colloquio con l’Indice:

Campo 010: se per l’invio in Indice si è registrato l’ISBN dell’intera opera, oppure se i volumi dell’opera sono più di tre, registrare tutti i numeri standard dei singoli volumi indicandone il numero corrispondente in $$b (un campo 010 per ciascun volume)

Esempio:

Campo 327: compilare la nota di contenuto con le informazioni relative ai singoli volumi registrate ciascuna in un sottocampo $$a.

Note alla compilazione del campo 327:

In ogni sottocampo $$a vanno citati i dati relativi al singolo volume (singola parte descritta):

• la designazione di volume seguita dai due punti (“:”)

• il titolo non significativo se presente

• le indicazioni di responsabilità

• l’anno di pubblicazione se diverso da quello/i presente nel campo 210

• la paginazione propria della parte

Qualora l’anno di edizione segua direttamente la designazione di volume è preceduto dal punto (“.”) e non dai due punti (“:”), perché non venga interpretato come il titolo non significativo della parte.

3.12. Periodici

Nella catalogazione di un nuovo record relativo a un periodico, è obbligatorio inserire il campo 994 (ex TPM) valorizzato con M, ed è opportuno editare il campo 110 soltanto dopo il colloquio con Indice.

I campi di legame 4xx devono essere utilizzati soltanto con la tecnica dell’incapsulamento (quindi se si possiede la risorsa collegata), perché in OneSearch non si visualizzano le note di legame. Informazioni relative a titoli precedenti o successivi non posseduti devono essere registrate in nota.

Si ricorda che i campi ammessi da SBN per i legami di continuazione dei periodici sono esclusivamente:

• 430 (continuazione di)
• 431 (continuazione parziale di)
• 434 (assorbe)
  
• 447 (si fonde con)

Si deve evitare di utilizzare i campi reciproci, anche se sono gestiti da Alma.

In caso di cattura, ricordarsi di inserire il campo locale 900 per il formato (tramite Espandi da template o Aggiungi campo locale: Ctrl-L).

Si ricorda che l’indicazione della consistenza viene registrata nel campo locale 958, i cui sottocampi $$a e $$b devono essere compilati con il nome in chiaro di biblioteca e localizzazione (come per le collane).

3.13. Collane

Si continuano a creare i record per i titoli di collana nuovi per noi e per Indice e a catturare quelli presenti in Indice ma assenti dal Network di Alma.

Il record di collana non necessita dei campi relativi all’area zero (181, 182, 183), ma è obbligatoria la presenza del campo 110 (contenente la sola indicazione relativa alla serie monografica). Si raccomanda l’utilizzo del template apposito: A CL-SBN.

In caso di cattura, è indispensabile l’inserimento del campo locale 900 per il formato (valorizzato con "CL"), sia per una corretta visualizzazione della risorsa in OneSearch, sia – e soprattutto – perché (dal momento che questi record sono generalmente privi di holding) è solo in questo modo che il record viene reso ricercabile anche nel repository dell’Istituzione.   Per aggiungere il campo 900 si può utilizzare il comando Espandi da template (selezionando ovviamente il template A CL-SBN) oppure il comando Aggiungi campo locale: Ctrl-L).

Se nel Network è presente un record di collana catturato da un partner SBART, dobbiamo inserire il campo locale 900.

Si ricorda che l’eventuale indicazione della consistenza viene registrata nel campo locale 957, i cui sottocampi $$a e $$b devono essere compilati con il nome in chiaro di biblioteca e localizzazione (e non più con le rispettive sigle come in Aleph):

N.B.: Per ottenere risultati puntuali relativi alla presenza o meno del titolo di una collana in Alma è necessario effettuare una ricerca da Ricerca avanzata > Cerca in: Tutti i titoli Zona Network, selezionando i campi

Titolo Contiene parole chiave/Contiene frase da compilare col titolo della collana

e

NAD Contiene frase da compilare con "C"

cui aggiungere, qualora il titolo della collana non sia sufficientemente identificante, un ulteriore campo di ricerca con l'indicazione dell'Editore

3.14. Audiovisivi

Rientrano nella categoria del Tipo Materiale Audiovisivo le registrazioni video e/o sonore (musicali e non).

Questo Tipo Materiale è contrassegnato dal codice H nel campo 994 e viene assegnato automaticamente da SBN quando concorrono le condizioni valide per identificare un video (LDR pos. 6 = g), un audio musicale (LDR pos. 6 = j) o un audio non musicale (LDR pos. 6 = i): tipo record + area zero appropriata + presenza dei campi specifici.

Un record SBT non localizzato da altri poli e inviato in Indice come Libro Moderno può essere trasformato in record del Tipo Audiovisivi specifico inserendo i campi obbligatori relativi (non vale il reciproco: non possiamo riportare a Libro Moderno ciò che abbiamo registrato come appartenente agli Audiovisivi).

Le risorse multimediali (LDR pos. 6 = m) e i CD testuali rientrano nel Tipo Materiale Libro Moderno.

I campi specifici dipendono dal tipo di record (LDR pos. 6), quindi ciascuna tipologia di risorsa (video, audio musicale, audio non musicale) richiede una disamina separata.

Video

Tipo record (LDR pos. 6): g

Contenuto del campo 994 di SBN: H

Il template da usare in fase di creazione è A VM-0 SBN. È precompilato secondo i requisiti minimi per la descrizione di una videoregistrazione su DVD, quindi nel caso si descriva una risorsa differente si deve correggere il campo 115 e controllare l’area zero).

Specifico dei video è soltanto il campo 115 (in grassetto i dati obbligatori per SBN):

115 $$a – dati codificati generali per materiale video (obbligatorio). Compilare almeno le posizioni 0 (tipo di video), 4-5 (indicatore di colore e di suono); a seconda del tipo di video: 8 (formato di distribuzione di film e immagini proiettate) oppure 15-16 (formato di distribuzione e di presentazione di videoregistrazioni); compilabili (facoltative) tutte le altre posizioni.

SBN effettua controlli di congruità sul contenuto delle posizioni 8 e 15-16 del sottocampo $$a in base a ciò che è stato registrato nella pos. 0.

Compilabile (facoltativo) anche il sottocampo $$b (dati codificati per pellicole cinematografiche), ma possono essere utilizzate soltanto le posizioni 0-6.

N.B.: nel $$a le posizioni non compilate devono contenere un pipe affinché il record sia accettato da Indice. Particolare attenzione va prestata alla compilazione (facoltativa) delle pos. 1-3 (lunghezza): si esprime in minuti per ciò che ha una durata (es. film: pos. 0 = a), in numero di parti componenti per le immagini proiettate (pos. 0 = b). Se il valore eccede 999 (in caso di durata: +16h39’) oppure non è rilevabile, si registrano tre zeri (000).

Nei record catturati da SBN possono essere presenti anche i seguenti campi, specifici della musica notata (non sono compilabili in creazione):

·        128 – dati codificati (Organico) per elaborazioni musicali

·        922 – informazioni sulla rappresentazione

·        927 – personaggio e interprete (ripetibile)

·        928 e 929 se è presente un titolo uniforme musicale

Altre particolarità delle risorse video riguardano:

·        la registrazione del numero editoriale della videoregistrazione in 071 40 $$a (campo ripetibile), che può coesistere con il numero standard (010) e con il numero internazionale dell’articolo (073 #0);

·        le indicazioni di responsabilità: quando si catalogano opere cinematografiche si formulano per tutti coloro che hanno contribuito alla realizzazione dell’opera (regista, sceneggiatore, autore del dialogo, compositore, montatore, attore, produttore, fotografo, etc.), registrandole tutte in 702 e indicando il codice di relazione appropriato in $$4;

·        il titolo uniforme (titolo dell’opera) relativo a un’opera cinematografica deve essere sempre qualificato tra parentesi uncinate dal genere della risorsa e dall’anno di uscita (si ricorda che SBN in 500 bib e 230 aut ammette il solo sottocampo $$a). Esempi: Call me by your name <film ; 2017>. Anche nel record di authority SBN prescrive di registrare tutte le indicazioni di responsabilità in altrettanti campi 702;

·        il titolo uniforme relativo a un’opera musicale deve essere compilato secondo le regole specifiche.

Audio musicali

Tipo record (LDR pos. 6): j

Contenuto del campo 994 di SBN: H

Il template da usare in fase di creazione è A CD-0 AUDIO SBN MUSICALE. È precompilato secondo i requisiti minimi per la descrizione di un CD musicale.

Campi (e sottocampi) specifici dei record relativi agli audio musicali (in grassetto quelli obbligatori per SBN):

126 $$a – dati codificati (attributi generali) per registrazioni sonore (obbligatorio). Compilare almeno le posizioni 0 (formato di distribuzione) e 1 (velocità). Compilabili (facoltative) tutte le altre posizioni (2-14). Compilabile (facoltativo) anche il sottocampo $$b (attributi di dettaglio), posizioni 0-2.

127 $$a – dati codificati (durata) della registrazione sonora (facoltativo). Il sottocampo è ripetibile (uno per ciascuna registrazione presente nella risorsa), e prevede 6 caratteri numerici (hhmmss).

Esempi:

Nei record catturati da SBN possono essere presenti anche i seguenti campi, specifici della musica notata (non compilabili in creazione):

·        128 – dati codificati (Organico) per elaborazioni musicali

·        922 – informazioni sulla rappresentazione

·        927 – personaggio e interprete (ripetibile)

·        928 e 929 se è presente un titolo uniforme musicale

Per la registrazione del titolo uniforme valgono le regole dei video

Si raccomanda di non catalogare a livelli i cofanetti, a meno che ciascun CD non contenga opere diverse

Audio non musicali

Tipo record (LDR pos. 6): i

Contenuto del campo 994 di SBN: H

Il template da usare in fase di creazione è A CD-0 AUDIO SBN NON MUSICALE. È precompilato secondo i requisiti minimi per la descrizione di un CD sonoro (parlato).

Campi (e sottocampi) specifici dei record relativi agli audio musicali (in grassetto quelli obbligatori per SBN):

126 $$a – dati codificati (attributi generali) per registrazioni sonore (obbligatorio). Compilare almeno le posizioni 0 (formato di distribuzione) e 1 (velocità). Compilabili (facoltative) tutte le altre posizioni (2-14). Compilabile (facoltativo) anche il sottocampo $$b (attributi di dettaglio), posizioni 0-2.

127 $$a – dati codificati (durata) della registrazione sonora (facoltativo). Il sottocampo è ripetibile (uno per ciascuna registrazione presente nella risorsa), e prevede 6 caratteri numerici (hhmmss).

Esempi:

Nei record catturati da SBN possono essere presenti anche i seguenti campi, specifici della musica notata (non compilabili in creazione):

·        922 – informazioni sulla rappresentazione

·        927 – personaggio e interprete (ripetibile)

3.15. Cartografia

Unitamente alla corretta compilazione del Leader e dell’area zero, il trattamento della Cartografia prevede la descrizione di quella che per ISBD è l’area 3, che SBN tratta prevalentemente nei campi codificati (120-124, oltre a 206) specifici di questo Tipo Materiale. Solo compilando i campi specifici considerati obbligatori si può attribuire un record al Tipo Materiale Cartografia: se in creazione non si compilano i campi specifici, i record vengono assegnati da Indice al Tipo Materiale Libro Moderno (come è avvenuto in passato).

Un record SBT non localizzato da altri poli e inviato in Indice come Libro Moderno può essere trasformato in record del Tipo Cartografia inserendo i relativi campi e sottocampi obbligatori (non vale il reciproco: non si può riportare a Libro Moderno ciò che è stato registrato come Cartografia).

Il protocollo SBN-marc impone una serie di vincoli e di controlli reciproci nella compilazione dei campi specifici, discostandosi talvolta da quanto previsto dallo standard Unimarc.

Tipo record (LDR pos. 6): e

Contenuto del campo 994 di SBN: C

Il template da usare in fase di creazione è A MP-0 SBN. Da notare:

·         nel template il valore del campo 183 è preimpostato per il tipo di supporto “Foglio”; se si descrive un volume deve essere modificato (nc);

·         la pos. 20 del campo 100 deve essere obbligatoriamente valorizzata con “u”.

Campi (e sottocampi) specifici della Cartografia (in grassetto quelli obbligatori per SBN):

120 $$a – dati codificati generali (obbligatorio). Compilare almeno la posizione 0 (indicatore di colore); compilabili (facoltative) le posizioni 9-10 (meridiano d’origine).

121 $$a – dati codificati: attributi fisici (obbligatorio). Compilare almeno le posizioni 3-4 (supporto fisico); compilabili (facoltative) le posizioni 0 (dimensioni fisiche), 5-6 (tecnica di creazione e forma di riproduzione), 8 (forma di pubblicazione), 10 (altitudine. Attenzione: per SBN si registra in $$a pos. 10 anziché in $$b pos. 0: Alma non è ancora parametrizzata per gestire questa eccezione).

123 – dati codificati: scala e coordinate (obbligatorio). Compilare almeno indicatore 1 (indicatore del tipo di scala) e il sottocampo $$a (tipo di scala). Compilabili (facoltativi) i sottocampi $$b (scala orizzontale), $$c (scala verticale), $$d (coordinate ovest), $$e (coordinate est), $$f (coordinate nord), $$g (coordinate sud). Il contenuto dei sottocampi delle coordinate di longitudine e latitudine è sottoposto a controlli di congruenza. Le iniziali di longitudine e latitudine dei devono essere inserite maiuscole e secondo la lingua italiana (O = ovest, E = est, N = nord, S = sud). Esempio: $$d O0052000 $$e O0050000 $$f N0450000 $$g N0446000. Attenzione: se il primo indicatore è diverso da zero, la compilazione del sottocampo $$b (scala orizzontale) diventa obbligatoria.

124 – dati codificati: designazione specifica (facoltativo, ammesso solo se presenti i campi obbligatori). Compilabili i sottocampi $$a (carattere dell’immagine), $$b (forma), $$d (piattaforma), $$e (categoria del satellite).

206 – indicazione dei dati matematici (facoltativo, ammesso solo se presenti i campi obbligatori). Compilabile il sottocampo $$a (dati matematici).

In creazione, il Tipo Materiale Cartografia viene attribuito automaticamente da Indice quando concorrono le seguenti condizioni:

·         il codice della pos. 6 del LDR è “e”;

·         l’area zero (campi 181, 182, 183) è compilata secondo le regole previste per il materiale cartografico;

·         sono presenti i campi specifici 120, 121 e 123, nei quali sono stati registrati i dati considerati obbligatori.

Se questi campi non sono presenti al record viene attribuito il codice M (Libro Moderno), anche se LDR e area zero individuano che il record descrive una risorsa cartografica.

Se si compilano i campi 120, 121 e 123 è altresì possibile compilare in fase di invio i campi 124 e 206, altrimenti essi potranno soltanto essere aggiunti al record in Alma dopo il colloquio con l’Indice.

Le risorse cartografiche pubblicate prima del 1830 possono essere trattate sia come Cartografia che come Libro Antico: nel primo caso si utilizza il template A MP-0 SBN creando un BID come per il Libro Moderno; nel secondo (scelta che può essere più opportuna in caso di atlanti o pubblicazioni in volume), si deve utilizzare il template A AN-0 SBN e creare un BID di tipo E (rinunciando a compilare i campi specifici della cartografia).

Avvertenze

Indicazione di scala: generalmente si registra la sola scala orizzontale. L’informazione è fornita in modo diverso nel campo codificato (123 $$b) rispetto a quello descrittivo (206 $$a): in 123 $$b si registra la sola notazione numerica, in 206 $$a il rapporto. Es.: 123 $$b 250000; 206 $$a 1:250000

Coordinate di longitudine e latitudine (123 $$d, e, f, g): conformemente a ISBD, l’ordine di inserimento è il seguente:

·         $$d (coordinate ovest): estensione massima occidentale dell’area rappresentata

·         $$e (coordinate est): estensione massima orientale dell’area rappresentata

·         $$f (coordinate nord): estensione massima settentrionale dell’area rappresentata

·         $$g (coordinate sud): estensione massima meridionale dell’area rappresentata

La longitudine si esprime registrando, da ovest a est, la distanza massima e minima rispetto al meridiano di riferimento (generalmente Greenwich). Qualora i due estremi di longitudine si trovino entrambi nell’emisfero occidentale (da long. O … a long. O …), i valori numerici (gradi, primi, secondi) del primo estremo (massima distanza dal meridiano di riferimento, $$d) saranno sempre maggiori di quelli del secondo estremo (minima distanza dal meridiano di riferimento, $$e). Viceversa, se i due estremi di longitudine si trovano entrambi nell’emisfero orientale (da long. E … a long. E …), i valori del primo estremo ($$d) dovranno essere minori di quelli del secondo estremo ($$e). Se i due estremi di longitudine si trovano a cavallo del meridiano di riferimento la sequenza delle coordinate deve essere O in $$d e E in $$e (mai viceversa).

La latitudine viene sempre indicata dall’alto verso il basso considerando come punto di riferimento l’equatore. Qualora i due estremi di latitudine si trovino entrambi nell’emisfero settentrionale (da lat. N … a lat. N …) i valori numerici (gradi, primi, secondi) del primo estremo (massima distanza dall’equatore, $$f) saranno maggiori di quelli del secondo estremo (minima distanza dall’equatore, $$g). Viceversa, se i due estremi di latitudine si trovano entrambi nell’emisfero meridionale (da lat. S … a lat. S …) i valori del primo estremo ($$f) dovranno essere minori di quelli del secondo estremo ($$g). Se i due estremi di latitudine si trovano a cavallo dell’equatore la sequenza delle coordinate deve essere N in $$f e S in $$g (mai viceversa).

Il codice di relazione che identifica il cartografo (campo 700 sottocampo $$4) è 180.

3.16. Musica notata

Un record SBT non localizzato da altri poli e inviato in Indice come Libro Moderno può essere trasformato in record del Tipo Materiale Musica inserendo i campi obbligatori relativi (non vale il reciproco: non possiamo riportare a Libro Moderno ciò che abbiamo registrato come appartenente alla Musica).

Tipo record (LDR pos. 6): c (oppure d per musica manoscritta)

Contenuto del campo 994 di SBN: U

Il template da usare in fase di creazione è A MU-0 SBN (precompilato per la musica a stampa).

N.B.: la catalogazione della musica notata in SBN presenta molte particolarità, normate dalla Guida alla catalogazione in SBN: Musica. Si tratta di una guida in corso di aggiornamento in cui si danno anche indicazioni relative al trattamento di risorse che ricadono in realtà sotto altre tipologie di materiale (libretti a stampa, registrazioni sonore musicali, video musicali, risorse elettroniche musicali) e che perciò possono risultare in parte fuorvianti.

Campi specifici (in grassetto quello obbligatorio per SBN):

125 $$a – presentazione della musica a stampa (obbligatorio). Codice (proprietario) di due caratteri come da tabella PRESENTAZIONE richiamabile dall’help in linea di Alma; si può selezionare la coppia di caratteri anche dal menu a tendina che nel Metadata Editor si attiva nel sottocampo. A differenza di quanto previsto da Unimarc non sono compilabili i sottocampi $$b, $$c.

128 – dati codificati (organico) per elaborazioni musicali (facoltativo). Compilabili i sottocampi $$b (organico sintetico), $$c (organico analitico), $$d (tipo elaborazione).

·        Per i codici dei sottocampi $$b e $$c attenersi allo schema della tabella proprietaria ORGANICO richiamabile dall’help in linea di Alma (trattandosi di un sottocampo che prevede l’inserimento di più codici non è possibile attivarvi un menu a tendina). Per quanto riguarda l’ordine di presentazione dei codici di organico si vedano le istruzioni fornite per la compilazione del 928 $$b del Titolo uniforme musicale.

·        Per il codice (proprietario) del sottocampo $$d attenersi allo schema della tabella proprietaria ELABORAZIONE richiamabile dall’help in linea di Alma oppure selezionarlo dal menu a tendina che nel Metadata Editor si attiva nel sottocampo.

N.B.: anche se l’assenza di questo campo non impedisce l’invio del record in indice è necessario compilarlo quando si cataloga un arrangiamento.

208 – area specifica della musica a stampa (facoltativo). Compilabile il solo sottocampo $$a (formulazione specifica).

922 – informazioni sull’esecuzione (facoltativo, sconsigliato in creazione). Compilabili i sottocampi $$a (genere), $$p (anno di prima esecuzione), $$q (periodo di esecuzione), $$r (sede di prima esecuzione), $$s (luogo di prima esecuzione), $$t (nota all’esecuzione), $$u (occasione).

923 – informazioni sulla notazione (facoltativo, specifico per la musica manoscritta, sconsigliato in creazione). Per la musica a stampa è compilabile soltanto il sottocampo $$i (notazione musicale)[1].

926 – incipit (facoltativo, specifico per la musica manoscritta, eccezionalmente compilabile solo per la musica a stampa antica; comunque sconsigliato in creazione)[2].

927 – personaggi e interpreti (facoltativo, ripetibile, sconsigliato in creazione). Compilabili i sottocampi $$a (nome del personaggio), $$b (timbro vocale), $$c (VID dell’interprete); per gli esempi di compilazione cfr. https://norme.iccu.sbn.it/index.php?title=Guida_musica/Parte_I/Capitolo_3/Pubblicazioni_monografiche/Campi_specifici_del_materiale_musicale/Personaggi.

Il Tipo Materiale Musica viene attribuito automaticamente da Indice quando concorrono le seguenti condizioni:

·        il codice della pos. 6 del LDR è “c” o “d”;

·        l’area zero (campi 181, 182, 183) è compilata secondo le regole previste per la musica notata;

·        è presente il campo specifico 125.

Se il campo 125 non è presente al record viene attribuito il codice M (Libro Moderno), anche se LDR e area zero individuano che il record descrive una risorsa musicale, e gli eventuali altri campi specifici (facoltativi) compilati non vengono ammessi.

Nelle registrazioni di responsabilità, è obbligatorio specificare il codice di relazione nel sottocampo $$4 dei campi 7xx (es.: compositore = 230; arrangiatore = 030; paroliere = 520). Si ricorda che l’elenco completo dei codici di relazione è riportato nell’Appendice C dell’Unimarc manual: Bibliographic format, disponibile anche online.

È raccomandata la registrazione del titolo uniforme musicale (titolo dell’opera) nel campo 500 (si veda al riguardo il paragrafo apposito). Quando questo legame è presente, dopo l’invio in Indice il record di Alma assume anche i due campi 928 e 929 registrati nel record di authority collegato. Questi campi sono ovviamente presenti anche in cattura, e non devono essere eliminati.

Per quanto riguarda la musica notata pubblicata prima del 1830 è preferibile catalogarla con le specificità del Tipo Materiale Musica, rinunciando perciò ai campi specifici del Libro Antico (012 e 140). Si devono ovviamente fornire tutte le altre informazioni previste per le pubblicazioni antiche (segnatura, legame al Tipografo, al Luogo normalizzato e all’eventuale Marca). Se si vuole registrare l’impronta (di per sé rilevabile nella musica vocale) diventa indispensabile rinunciare al campo 125 e inviare in Indice il record nel Tipo Materiale Libro Antico (sempre utilizzando il template A MU-0 SBN), ma questa seconda opzione non è quella raccomandata da SBN.

Titolo uniforme musicale

I titoli uniformi musicali sono contrassegnati dal codice UM nel campo 995, e – ad esclusione di quelli creati prima della versione 2.01 del protocollo – sono contraddistinti dalla presenza dei campi specifici 928 e 929. In SBN sono ricercabili indifferentemente nel DB di authority dei Titoli Uniformi Musicali e in quello dei Titoli Uniformi.

N.B.: SBN ha adottato la definizione Titolo dell’opera a partire dalla versione 2.03 del protocollo, che ha attivato il campo 231 per la registrazione del dato di autorità; per coloro che continuano a dialogare con Indice con la versione 2.02 (come Alma) è ancora valida la denominazione Titolo uniforme, perché riferita all’uso del campo 230.

Il trattamento in Alma del titolo uniforme musicale è reso particolarmente complesso dal fatto che tutte le informazioni da registrare nel campo 230 devono seguire un ordine e una sintassi prestabilite, ed essere obbligatoriamente accompagnate dalle corrispondenti codifiche dei campi 928 e 929[3]; fortunatamente la maggior parte dei titoli uniformi necessari per la catalogazione della musica notata a stampa sono già presenti in Indice e possono essere semplicemente catturati (lo stesso ICCU sconsiglia la creazione di nuovi titoli uniformi musicali).

È sempre raccomandabile preferire la cattura di un titolo uniforme musicale già esistente piuttosto che procedere a una nuova creazione per evitare il proliferare di duplicazioni, già numerose, ma è altresì necessario prestare molta attenzione per individuare il record da catturare, distinguendo – ad esempio – i veri e propri titoli delle opere da quelli (impropriamente registrati) di estratti o sezioni. Conviene anche diffidare dei record che nel campo 992 presentano il livello di autorità 96 (=in lavorazione).

Si consiglia di effettuare le ricerche in Interfaccia diretta, che permette un migliore raffinamento dei risultati rispetto ad Alma.

Nel caso si renda indispensabile procedere a una nuova registrazione bisogna attenersi alle regole definite dall’ICCU nella sezione Titolo dell’opera musicale della Guida SBN.

Per la creazione di un titolo uniforme musicale è possibile utilizzare il template A TU-MUSICA-SBN.

È obbligatoria la compilazione dei campi 928 (=dati codificati musica) e 929 (=informazioni di composizione), entrambi proprietari di SBN e non ripetibili.

In particolare sono obbligatori:

·        928 $$a Forma della composizione musicale (ripetibile fino a 3 occorrenze): per i codici attenersi allo schema della tabella proprietaria FORMA-M richiamabile dall’help in linea di Alma oppure selezionare il codice dal menu a tendina che si attiva nel sottocampo.

·        928 $$b Organico sintetico (da compilare senza spazi e usando la virgola come separatore; il contenuto del sottocampo deve essere coerente con il titolo): per i codici attenersi allo schema della tabella proprietaria ORGANICO richiamabile dall’help in linea di Alma (trattandosi di un sottocampo che prevede l’inserimento di più codici non è possibile attivarvi un menu a tendina).

·        929 $$g Titolo di ordinamento (in creazione il titolo deve essere preceduto da asterisco, non presente nel record in cattura né dopo il colloquio con l’Indice). I titoli di ordinamento si dividono in due categorie principali: propri (es.: Rigoletto) e generici (es.: Concerti). I titoli generici devono sempre essere formulati al plurale.

L’assenza di queste tre registrazioni impedisce l’invio in indice del record di authority.

L’ordine di presentazione dei codici dell’organico (928 $$b) è il seguente:

1)     Voci soliste

2)     Complessi vocali

3)     Strumenti solisti

4)     Complessi strumentali

All’interno di ciascun gruppo si segue un ordinamento per registro (dal più acuto al più grave); laddove questo criterio non è applicabile si segue l’ordine alfabetico.

A seconda del tipo di titolo che si sta descrivendo, le regole di catalogazione (non il protocollo) possono imporre anche la compilazione dei seguenti sottocampi:

·        929 $$a numero d’ordine della composizione

·        929 $$b numero d’opera

·        929 $$c numero di catalogo tematico della composizione

·        929 $$e tonalità: per i codici attenersi alla tabella TONALITA’ richiamabile dall’help in linea di Alma, oppure selezionare il codice dal menu a tendina che si attiva in Alma

·        929 $$i (non ripetibile, opzionale): Titolo appellativo

L’ordine con cui riportare (in chiaro) in 230 $$a le informazioni codificate nei campi 928 e 929 è in linea di massima il seguente:

Titolo di ordinamento, organico, eventuale numero d’ordine e/o numero d’opera, numero di catalogo tematico, tonalità, eventuale titolo appellativo.

Anche nella creazione del Titolo Uniforme Musicale è obbligatorio compilare il codice di relazione nel campo 700 (sempre 230).

Riepilogo dei campi specifici 928 e 929 e dei rispettivi sottocampi:

·        928 $$a (ripetibile fino a 3 occorrenze, obbligatoria la prima): Forma della composizione musicale

·        928 $$b (non ripetibile, obbligatorio): Organico sintetico

·        928 $$c (non ripetibile, opzionale): Organico analitico (se ne sconsiglia la compilazione in fase di creazione; le codifiche sono le stesse valide per il sottocampo $$b)

·        929 $$a (non ripetibile, opzionale): Numero d’ordine della composizione

·        929 $$b (non ripetibile, opzionale): Numero d’opera (necessario in presenza di titolo di ordinamento generico: es. Concerti)

·        929 $$c (non ripetibile, opzionale): Numero di catalogo tematico della composizione

·        929 $$d (non ripetibile, opzionale): Datazione della composizione

·        929 $$e (non ripetibile, opzionale): Tonalità

·        929 $$f (non ripetibile, opzionale): Sezioni

·        929 $$g (non ripetibile, obbligatorio): Titolo di ordinamento

·        929 $$h (non ripetibile, opzionale): Titolo dell’estratto (non applicabile in SBART)

·        929 $$i (non ripetibile, opzionale): Titolo appellativo

Alcuni esempi delle reciproche relazioni tra i campi 230, 928 e 929, al fine di comprendere meglio le modalità di una corretta compilazione del campo 230:

3.17. Trattamento titoli di accesso

Se si vuole continuare a inserire nel record bibliografico un campo 423, 454, 517 senza condividere l’informazione con Indice, lo si può fare anche in fase di creazione del record, compilando il solo sottocampo $$a del campo. Il titolo parallelo può essere registrato nel sottocampo $$d del 200 (in questo modo è visibile anche in Indice, ma non ricercabile).

Se invece si vuole che il titolo di accesso sia ricercabile anche in Indice è necessario costruire il campo relativo (423, 454, 510, 517) con le modalità previste da Indice.

3.18. Titoli di accesso. Titolo contenuto (423, natura T)

In Alma, se i sottocampi $$a e $$c del campo 200 sono correttamente compilati, l’aggiunta di questo campo è ridondante nella maggior parte dei casi; si può inserire il campo 423 in un record senza inviarlo in Indice limitandosi a compilarne i soli sottocampi $$a e $$f.

Se si vuole inviare in Indice un record completo di legame a un titolo contenuto, è necessario compilare il campo 423 secondo la tecnica dell’incapsulamento, ed è quindi necessario che in Indice esista preventivamente il record da incapsulare.

Se esiste, non deve essere catturato: è sufficiente registrarne il BID nel primo sottocampo $$1.

Se non esiste, deve essere creato e inviato in indice prima della catalogazione e dell’invio del record relativo alla monografia, utilizzando il template AA 423 SBN. Il record non deve poi essere localizzato.

Dopo l'invio in Indice del record per il titolo contenuto T e del record del titolo che lo contiene, il record del titolo T deve essere eliminato dalla NZ perché verrebbe visualizzato in OneSearch senza indicazione di legame con il documento che lo contiene.

Si consiglia di non comunicare a Indice i titoli contenuti.

3.19. Titoli di accesso. Traduzione di traduzione (454, natura B)

Senza obbligatoriamente intervenire per bonificare il pregresso, ci uniformiamo alla scelta di Indice di utilizzare il campo 454 esclusivamente per registrare le traduzioni di traduzioni. I titoli in lingua originale si registrano nel campo 500 (previa creazione o cattura del relativo record di authority).

Si può inserire il campo 454 in un record senza inviarlo in Indice limitandosi a compilare il solo sottocampo $$a; per inviarlo in Indice vi si deve incapsulare il record corrispondente, che se è presente in Indice non deve essere catturato, se non lo è va preliminarmente creato e inviato (senza localizzarlo) utilizzando il template AA 454 SBN.

La necessaria esclusione dal discovery - Azioni Record > Escludi da Discovery  (oppure Alt+Shift+S) - non funziona per i record come questo che sono solo in NZ; è quindi necessario ricordarsi di cancellare o chiedere la cancellazione di questo tipo di record ai referenti di biblioteca in possesso delle credenziali abilitate.

In Indice, il record del Titolo Traduzione di traduzione si riconosce dalla presenza del campo 995 valorizzato con TIT (Tipo SBN = Titolo), e dalla presenza del campo 996 valorizzato con TB (Natura SBN = B):

3.20. Titoli di accesso. Altro titolo (517, natura D)

Anche il titolo di accesso può essere inserito nel record da inviare in Indice mantenendo l’informazione soltanto in locale (compilazione del solo sottocampo $$a). Se lo si vuole inviare in Indice valgono le condizioni già espresse per i campi 423 e 454; cambia però la sintassi del campo.

In Indice, il record del Titolo di accesso si riconosce dalla presenza del campo 995 valorizzato con TIT (Tipo SBN = Titolo), e dalla presenza del campo 996 valorizzato con TD (Natura SBN = D):

Anche questi record non devono essere catturati e in caso di creazione non devono essere localizzati.

La necessaria esclusione dal discovery - Azioni Record > Escludi da Discovery  (oppure Alt+Shift+S) - non funziona per i record come questo che sono solo in NZ; è quindi necessario ricordarsi di cancellare o chiedere la cancellazione di questo tipo di record ai referenti di biblioteca in possesso delle credenziali abilitate.

3.21. Titoli di accesso. Titolo parallelo (510, natura P)

È necessario evitare di inviare in Indice un record con il titolo parallelo registrato nel sottocampo $$d del 200: se lo si fa, si crea un titolo i cui sottocampi sono correttamente visualizzati, ma la cui chiave-titolo è falsata (il contenuto del sottocampo $$d viene letto di seguito a quello del sottocampo $$a, come se facesse parte del titolo proprio).

Esempio:

La visualizzazione è corretta, ma se si inserisce in ricerca la stringa “Titolo parallelo” il record non viene recuperato; è necessario inserire “Titolo parallelo*” oppure “Titolo parallelo parallel title”. La chiave-titolo (titoloCLET) di questo record è infatti TITPPT (e non TITP).

In creazione, per rendere ricercabile in Indice un titolo parallelo, è necessario compilare il campo 510 inserendo nel sottocampo $$9 il BID del record relativo. Se tale record non è già presente in Indice va creato e inviato utilizzando il template AA 510 SBN e seguendo le istruzioni date per gli altri titoli di accesso.

La necessaria esclusione dal discovery - Azioni Record > Escludi da Discovery  (oppure Alt+Shift+S) - non funziona per i record come questo che sono solo in NZ; è quindi necessario ricordarsi di cancellare o chiedere la cancellazione di questo tipo di record ai referenti di biblioteca in possesso delle credenziali abilitate.

In cattura di un record di Indice contenente il campo 510: la funzione Azioni Modifica > Migliora record > Migliora record SBN consente di spostare il contenuto del campo 510 di Indice nel sottocampo $$d del 200 e di eliminare il 510. Questa operazione è opportuna anche in creazione, dopo l'invio del record bibliografico in Indice.

Naturalmente il record di Indice relativo al solo Titolo parallelo non deve mai essere catturato. Lo si riconosce dalla presenza del campo 995 valorizzato con TIT (Tipo SBN = Titolo), e dalla presenza del campo 996 valorizzato con TP (Natura SBN = P).

3.22. Catalogazione semantica

4. Sintesi dei principali flussi di lavoro e casi particolari

In questo capitolo, si riassumono (in estrema sintesi) le operazioni da compiere nei principali casi che si possono presentare (catalogazione di ordini, doni, recuperi, etc.), nella dovuta sequenza. 

Si illustrano anche i flussi relativi a casi meno frequenti, ma che richiedono un trattamento particolare: 

• spogli di monografie
  
• record in IZ
• record con identificativo BFS*, CBR*, CRU*, IPV*
• record non più presenti in Indice

4.1. Catalogazione a partire da un ordine

Ordine creato in Alma da template

Raccomandazione valida per tutte le tipologie di ordine: in caso di opera in più volumi, se l’ordine è stato creato sul titolo dell’opera ricordare di spostare holding e copie sui record di livello inferiore.

Se destinato a schiacciamento su record di Indice

1.           Copia & merge > Salvare

2.           Localizzazione > Salvare

3.           Migliora record SBN, altre correzioni necessarie

4.           Salvare

5.           Eventuali catture (record di authority, collane)

6.           Inserimento semantica

7.           Controllo holding e copie (editing, aggiunta)

8.           Salvare e rilasciare

Se record nuovo per Indice

1.           Controllo area zero (se necessario: Espandi da template)

2.           Catalogazione completa del record (con inserimento identificativi in 7xx $$3 e incapsulamento legami)

3.           Creazione BID > Salvare

4.           Invio in Indice > Salvare

5.           Localizzazione > Salvare

6.           Controllo holding e copie (editing, aggiunta)

7.           Salvare e rilasciare

Ordine caricato da piattaforma esterna

1.           Espandi da template

2.           Seguire le procedure del trattamento ordini (Ordine creato in Alma da template) in base alla tipologia di record (se destinato allo schiacciamento oppure nuovo per Indice).

N.B.: In tutte le copie devono essere opportunamente valorizzati i campi Tipo di materiale e Linea PO. Le copie devono essere inventariate registrando il valore nel campo Prezzo inventario.

4.2. Doni e recuperi

Cattura diretta da Indice

1.           Import > Salvare

2.           Localizzazione > Salvare

3.           Espandi da template

4.           Migliora record SBN

5.           Altre correzioni necessarie

6.           Eventuale aggiunta semantica

7.           Salvare

8.           Eventuali catture (record di authority, collane)

9.           Creazione e salvataggio holding e copie

10.         Verificare sempre, a catalogazione ultimata, la presenza del campo locale 900 con l’indicazione del formato.

11.         Salvare e rilasciare

Creazione nuovo record per Indice

1.           Controllo dei record di authority e di collana collegati (con eventuale creazione o cattura)

2.           Apertura del template appropriato e catalogazione completa del record (con inserimento identificativi in 7xx $$3 e incapsulamento legami)

3.           Creazione BID > Salvare

4.           Invio in Indice > Salvare

5.           Localizzazione > Salvare

6.           Creazione e salvataggio holding e copie

7.           Salvare e rilasciare

N.B.: le copie pervenute in dono devono essere inventariate come quelle accessionate per acquisto, registrandone il valore nel campo prezzo.

In caso di recupero del pregresso, le copie non devono essere inventariate (lasciare vuoti i campi Numero di inventario, Data inventario, Prezzo inventario); il numero d'inventario originale deve essere trascritto al posto del barcode.

In tutte le copie deve essere opportunamente valorizzato il campo Tipo di materiale.

4.3. Catalogazione degli estratti

In linea di massima gli estratti si catalogano nell’Istituzione: non si condividono con il Network e non si inviano in Indice.

È indispensabile innanzitutto modificare le proprie opzioni di salvataggio dei nuovi record, da Network a Istituzione (dal menù Nuovo > Opzioni di inserimento, mettere la spunta su Locale sotto "Inserimento di nuovi record bibliografici")

Si può quindi utilizzare il template locale BK LOCALE, correggendo il contenuto del campo locale 900 da BK a ES.

A fine catalogazione, ricordarsi di modificare nuovamente le proprie opzioni di salvataggio dei nuovi record da Istituzione a Network (dal menù  Nuovo > Opzioni di inserimento, rimettere la spunta su Network sotto "Inserimento di nuovi record bibliografici") .

Se per motivi particolari è indispensabile condividere il record con Indice, non utilizzare il template del Network Estratto (creato da Pisa): utilizzare il template A BK-0 SBN correggendo il contenuto del campo locale 900 da BK a ES (anche quando si effettua Espandi da template sui record catturati).

Per quanto riguarda il trattamento delle copie valgono, a seconda dei casi, le indicazioni date per doni e recuperi e per gli ordini.

4.4. Spogli di monografie

Laddove si ritenga necessario descrivere i singoli contributi presenti nelle monografie, si ricorda che ciò deve essere fatto soltanto in Alma, dopo aver concluso il colloquio con l’Indice. Le descrizioni analitiche non costituiscono un’alternativa alla catalogazione a livelli.

 Per le descrizioni analitiche si utilizzano, nel record relativo alla monografia, tanti campi 464 quanti sono i contributi che si vogliono registrare, secondo la seguente sintassi:

La paginazione può essere segnalata nel sottocampo $$v, ma non è visibile in OneSearch.

In cattura, i campi 464 arrivano da Indice con l’incapsulamento dei BID dei record relativi, e devono essere sanati tramite Azioni Modifica > Migliora record > Migliora record SBN.

Gli spogli sono visibili nella scheda dettagli di OneSearch ma non ricercabili.

4.5. Record presenti / da catalogare nel solo repository istituzionale

Non tutti i nostri record sono condivisi con il Network: estratti, tesi di laurea, alcune risorse elettroniche acquistate singolarmente, record importati dai cataloghi di altre biblioteche (Crusca, FEF-SISMEL, Crocetti, Istituto Papirologico), e in generale tutto ciò che non si condivide con Indice SBN.

I record a suo tempo caricati in Aleph dai cataloghi di biblioteche esterne al SBA (identificativi BFS*, CBR*, CRU*, IPV*) e migrati in Alma nella zona istituzionale possono essere inviati in Indice seguendo le istruzioni date al paragrafo relativo.

Se si devono catalogare delle nuove risorse nel solo repository istituzionale (tesi di laurea, e-book acquistati singolarmente, dispense, etc.), si seguono le indicazioni già fornite per gli estratti:

• modificare le proprie opzioni di salvataggio dei nuovi record da Network a Istituzione;
• eventualmente modificare il contenuto del campo locale 900 inserendo il formato appropriato (es. TE).

I template disponibili sono i seguenti:

• BK LOCALE - se usato per risorse diverse dal libro moderno deve essere corretto il contenuto del campo locale 900 (es. TS, ES) ed eventualmente il Leader
• EB LOCALE - per la catalogazione di e-book non derivati dalla Community di Alma
• ER LOCALE - per la catalogazione dei periodici elettronici non derivati dalla Community di Alma
• DB LOCALE - per l’eventuale catalogazione di banche dati
• MF-FEF-SISMEL - per la descrizione dei microfilm su CD della Biblioteca di Storia Medievale

 A fine catalogazione, ricordarsi di modificare nuovamente le proprie opzioni di salvataggio dei nuovi record (da Istituzione a Network).

4.6. Record con identificativo BFS*, CBR*, CRU*, IPV*

Se questi record, presenti nella sola IZ, duplicano record già condivisi con il Network, devono essere segnalati all’help desk per lo schiacciamento in Alma. In alternativa possono essere segnalati a chi, nella propria biblioteca d'area, ha il ruolo cataloger extended e può procedere secondo la procedura al paragrafo dedicato.

Se invece non hanno corrispettivi nel Network, possono essere portati nel Network per l’aggiunta di holding e copie di altre biblioteche e condivisi con Indice SBN, seguendo la procedura appropriata a seconda che si tratti di un record nuovo anche per Indice oppure no.

Azioni:

Aprire il record nell'Editor Metadata > dal menu Azioni record selezionare Condividi con la network > salvare > riaprire il record nell’Editor Metadata > cancellare eventuali campi 801 > Espandi da template 

A questo punto effettuare la ricerca in Indice SBN: se il record è presente in Indice, seguire il flusso della cattura con schiacciamento (par. 3.3), altrimenti fare l'invio diretto (par. 3.4), dopo aver eliminato i vecchi campi 035.  Bisogna ricordarsi, inoltre, di localizzare per tutte le biblioteche che possiedono la risorsa. 

NB: Se il record dell'Istituzione duplicasse un record già presente in Network,  è necessario segnalarlo all'help desk per lo schiacciamento in Network.

4.7. Record del repository non più presenti in Indice

Partecipando a SBN a livello 3 (senza allineamenti) può accadere che alcuni dei record da noi localizzati vengano soppressi in Indice (schiacciamenti su altri record effettuati dalla cooperazione).

Quando ci imbattiamo in questa situazione (tipicamente quanto vogliamo aggiungere una nuova localizzazione e riceviamo un messaggio di errore) si può seguire la procedura indicata al par. Schiacciamento: con il nostro record aperto nel pannello di sinistra dell’Editor Metadata si ricerca in Indice il record da sostituire e si effettua Copia & Merge. Bisogna poi ricordarsi di localizzare il record per tutte le biblioteche che possiedono la risorsa.

4.8. Invio di un record con codice tipo data=f nel campo 100

Nel caso di record con  codice “Tipo di data”=f  nel campo 100 (monografia in una o più unità pubblicata in un unico anno non definibile ed esprimibile solo con un intervallo temporale), la normativa SBN prescrive di inserire obbligatoriamente le date estreme (posizioni  9-16) :

4.9. Campi 686 e 690

Il campo 686 registra la cosiddetta ‘classe tematica’ dei record catalogati dal FEF-SISMEL; in questo campo abbiamo migrato da Aleph il campo 689 precedentemente usato. È un campo standard e quindi visibile (e utilizzabile) nel Network; al momento è ricercabile soltanto con ricerche di tipo ‘trova’ e non per scorrimento. Per avere un listato ordinato e ridurre il rumore dei risultati si consiglia di utilizzare la ricerca avanzata con il parametro contiene frase.

Dopo l’eliminazione dal catalogo della maggior parte dei record relativi agli e-book a suo tempo caricati in Aleph in modalità batch, il campo 690 registra quasi esclusivamente i soggetti non controllati migrati dal catalogo dell’Accademia della Crusca. È un campo ad uso locale, quindi visibile soltanto nella nostra Istituzione. Nel caso, per qualsivoglia motivo, dovesse ancora essere utilizzato, è indispensabile attivarlo nell’Editor Metadata tramite la funzione Aggiungi campo locale (Ctrl-L).

4.10. Schiacciamento di due record bibliografici nella Network Zone (N.B. richiede il ruolo cataloger extended)

Questa procedura serve per schiacciare due registrazioni bibliografiche presenti nella NZ, spostando su quella che rimane tutti i dati relativi al possesso (ordini, holding, copie, prenotazioni, prestiti...) dell'altra che viene schiacciata. Può servire, per esempio, per eliminare un record doppio relativo alla stessa risorsa.
Nel caso in cui uno dei due record sia presente nella sola Institution Zone è necessario prima di tutto condividerlo con la Network.

Verificare se la registrazione che si vuole eliminare esiste ancora in Indice. In questo caso delocalizzarla prima di procedere.

Aprire i due record in catalogazione nel Metadata editor. Attivare la multicompilazione e visualizzarli quindi l'uno accanto all'altro, avendo cura che la registrazione che deve essere eliminata sia nella finestra di destra e quella che deve rimanere sia in quella di sinistra. 

Per aprire l’editor in modalità split (multicompilazione) si può usare il tasto-funzione F6 o cliccare sull’icona nella colonna a sinistra, accanto al box di ricerca dei record aperti in editing.

Questo è il punto su cui si deve fare la massima attenzione: è fondamentale avere a sinistra il record che deve sopravvivere e a destra quello che vogliamo eliminare, perché negli schiacciamenti operati internamente ad Alma il record preferito è sempre quello che sta a sinistra (e lo schiacciamento è irreversibile: in caso di errore non si può ripristinare la situazione precedente).

Quando i record sono entrambi aperti e ciascuno nella giusta posizione, si effettua la fusione:

Azioni Record > Unisci e combina:

Come procedura di Merge selezionare merge 2 record in network, lasciando inalterate le opzioni di default (vedi immagine seguente):

È possibile visualizzare l’anteprima del risultato dello schiacciamento cliccando su Mostra anteprima merge.

Verificare che la registrazione sopravvissuta sia correttamente localizzata in Indice, alla luce delle holding e copie ereditate dalla registrazione eliminata.

Esaminare la correttezza di tutti i campi della descrizione bibliografica, avendo cura di sanare eventuali duplicazioni, in particolare il campo locale 900 e i 606 relativi alla semantica. Va fatta però attenzione a non eliminare i campi 6XX locali presenti in record posseduti da Crusca, FEF etc.