Il colloquio con l’Indice si effettua dal Network, quindi il record da inviare in Indice deve essere stato preliminarmente salvato nel Network. Deve altresì avere un BID con identificativo SBT e prefisso SBN.

Aprire il template appropriato dal menù Nuovo (per la configurazione iniziale dei template cfr. dispensa e tutorial)

Di seguito i template disponibili per i vari tipi di materiale

A AN-0 SBN	Libro antico piatto
A AN-1 SBN	Libro antico, livello superiore
A AN-2-M SBN	Libro antico, livello inferiore con titolo significativo
A AN-2-W SBN	Libro antico, livello inferiore privo di titolo significativo
A BK-0 SBN	Libro moderno piatto (può servire anche per gli estratti, previa correzione del campo locale 900)
A BK-1 SBN	Libro moderno, livello superiore (da utilizzare anche per i kit multimediali, previa correzione del campo locale 900)
A BK-2-M SBN	Libro moderno, livello inferiore con titolo significativo
A BK-2-W SBN	Libro moderno, livello inferiore privo di titolo significativo (da usare solo per le continuazioni)
A CD-0 AUDIO SBN MUSICALE	CD sonoro piatto (in caso di livelli, correggere il leader)
A CD-0 AUDIO SBN NON MUSICALE	CD sonoro piatto (in caso di livelli, correggere il leader)
A CD-0 TESTO SBN	CD non sonoro piatto (c.s.)
A CL-SBN	Collana
A MP-0 SBN	Materiale cartografico a stampa piatto
A MU-0 SBN	Musica notata a stampa piatta
A SE SBN	Periodico
A VM-0 SBN	DVD (audiovisivi) piatto

Prima di inviare in Indice un record bibliografico bisogna accertarsi:

• che nel campo 100 i codici di Tipo data e le relative date (posizioni 8-16) siano espressi secondo le indicazioni di ICCU; nei template il codice Tipo data è precompilato (es. in A BK-0 SBN è "d") e, pertanto va opportunamente modificato nei casi previsti.  Per l'invio di  una monografia con data incerta consultare le istruzioni contenute nel paragrafo: Invio di un record con codice Tipo data=f nel campo 100
  
• che siano compilati i campi 181, 182, 183 (tranne che per i record di collana)
  
• che sia compilato il campo 992 (ex LAD)
  
• nel caso di un periodico, che sia anche compilato il campo 994 (ex TPM)
  
• che nel sottocampo $$3 dei campi 7xx siano presenti gli identificativi dei record di authority (VID)
  
• che siano correttamente compilati gli incapsulamenti nei campi di legame
  
• che sia presente il BID nel campo 035 (da creare)
  
• che il campo 801 sia compilato con la sigla del polo: $$a IT $$b SBT
  

È sconsigliabile compilare il campo 105 per i record relativi alle monografie; è obbligatorio compilare il campo 110 per i record relativi alle collane.

Non si creano nuove registrazioni per le ristampe inalterate (anche se dichiarate come nuove edizioni nelle pubblicazioni), indipendentemente dalla loro distanza temporale rispetto all'edizione di riferimento. Si registra l'indicazione di ristampa nella nota pubblica della copia.

Si può catturare una registrazione di autorità già presente in Alma nel campo 7xx tramite il tasto funzione F3, che effettua una ricerca per scorrimento in authority a partire dal termine immesso (ciò solo in fase di creazione: in cattura F3 è da utilizzare soltanto per verificare la presenza o meno del record di authority in archivio).

Conviene comunque anche aprire in multicompilazione il record di authority per poter copiare il VID nel sottocampo $$3.   Per aprire l’editor in modalità split (multicompilazione) si può usare il tasto-funzione F6 o cliccare sull’icona nella colonna a sinistra, accanto al box di ricerca dei record aperti in editing.

Si può procedere in modo analogo per l’inserimento del titolo originale (uniforme).

Se l’autore da inserire in un campo 7xx o il titolo originale del 500 è nuovo per SBN, deve essere preliminarmente creato in Authority e inviato in Indice (cfr. il par. Invio di un nuovo record di authority).

Non è più richiesto da SBN l’uso dell’alif in luogo dell’apostrofo per il trattamento del genitivo sassone nel titolo proprio.

Dopo aver editato il record con le informazioni da condividere in Indice, prima di inviarlo si deve creare il BID:

Azioni Modifica > Migliora record > 1-BID Moderno (oppure 2-BID Antico per queste tipologie di risorse).

Salvare il record, quindi selezionare: Azioni Record > Contribuisci record al catalogo centrale.

Dopo che Indice ha restituito i campi di colloquio e prima di localizzare, ricordarsi di salvare il record.

Se si vuole inviare in Indice un record presente nella sola Istituzione (come nel caso dei record con identificativo BFS, CBR, CRU, IPV), dopo averlo aperto nell’Editor Metadata è necessario selezionare: Azioni Record > Condividi con la Network (il comando è presente solo se si sta editando un record della IZ).

È quindi necessario ricercare nuovamente il record nel repository, riportarlo nell’Editor Metadata ed editarlo in vista dell’invio in Indice.

• Se al momento della condivisione con il Network il sistema avvisa dell’esistenza di un record simile lo si può visualizzare, prendere nota dell’eventuale identificativo su cui il proprio record deve essere schiacciato e inviare una richiesta al referente di biblioteca o all’help desk, senza proseguire con l’invio in Indice. È da evitare assolutamente la scelta Collegamento.