Se ci accorgiamo che una registrazione di autorità del Polo SBT è stata modificata o sostituita da altro VID in Indice è necessario correggere quella registrata in Alma, adeguandola alla nuova forma che ha assunto in Indice.

Per aggiornare il record di Alma si utilizza la funzione Copia e Overlay, seguendo il flusso di lavoro specificato di seguito per i diversi casi che si possono presentare: 

NB Di seguito, per semplicità, faremo riferimento solo ai campi 200 e 400 (Autori persona), ma le istruzioni valgono anche per i campi 210 e 410 (autori enti)

NB Se ci si accorge di situazioni che possono influire sul corretto funzionamento del flusso (in particolare la presenza di omonimi) e, in generale, se si hanno dubbi sul flusso di lavoro,  si suggerisce di consultare i referenti del gdl Controllo catalografico della propria Biblioteca prima di intervenire.

Caso 1:  Il campo 200 del record di Polo è uguale a quello di Indice

Questo caso si presenta quando l’aggiornamento non ha riguardato il punto di accesso autorizzato, ma le informazioni presenti in altri campi come il campo note  (300), le fonti riportate nei campi 810/830, ecc.

Flusso  caso 1

                                               Record della NZ                                                                                                                        Record di Indice

• Confrontare il contenuto del campo 200 del record di NZ e il contenuto del campo 200 del record di Indice 
• il campo è uguale sia nel contenuto che nei sottocampi 
• effettuare il Copia e Overlay 
• Salva e Rilascia Record

Caso 2:  Il campo 200 del record di Polo è diverso da quello di Indice ma nel record di Indice è presente un campo 400  uguale al campo 200  di Polo

Questo caso si presenta quando è stata modificata la forma autorizzata del record di Polo e quest'ultima è presente come forma variante del record di Indice. La modifica può riguardare sia il contenuto dei sottocampi, sia l’aggiunta o l’eliminazione di sottocampi del campo 200.

Flusso caso 2

                                                  Record della NZ                                                                                                                        Record di Indice

• Confrontare il contenuto del campo 200 del record della NZ e il contenuto del campo 200 del record di Indice 
• il contenuto del campo 200 è diverso ma è presente un campo 400 che ha lo stesso contenuto del campo 200 del record della NZ 
• per agevolare i controlli successivi (cfr. ultimo punto del flusso), si consiglia di estrarre i BID dei record bibliografici legati all’autore da modificare.
  
• effettuare il Copia e Overlay 
• Salva e Rilascia Record 
• il giorno dopo controllare che i record bibliografici siano stati aggiornati 

Caso 3:  Il campo  200 del record di Polo è diverso sia dal campo 200 sia da eventuali campi 400 del record di Indice

Questo caso si presenta quando la forma autorizzata del record di Polo  è stata modificata e non è presente come forma variante nel record di Indice (può essere presente un campo 400 con una forma variante ulteriore oppure può non essere presente nessun campo 400).  La modifica può riguardare sia il contenuto dei sottocampi, sia l’aggiunta o l’eliminazione di sottocampi del campo 200.

Flusso caso 3

                                      Record della NZ                                                                                                                        Record di Indice

• Confrontare il contenuto del campo 200 del record di NZ e il contenuto del campo 200 del record di Indice 
• il contenuto del campo 200 è diverso e non c'è un campo 400 con lo stesso contenuto del campo 200 del record di NZ
• copiare il contenuto del campo 200 del record della NZ
• per agevolare i controlli successivi, si consiglia di estrarre i BID dei record bibliografici legati all’autore da modificare
• effettuare il Copia e Overlay 
• aggiungere un campo 400 con il contenuto del campo 200 precedentemente copiato 

• Salva e Rilascia Record 
• il giorno dopo controllare che i record bibliografici siano stati aggiornati 
• eliminare dal record della NZ il campo 400 (ma si può conservare se si ritiene che possa costituire un accesso utile)
• Salva e Rilascia Record