Non tutti i nostri record sono condivisi con il Network: estratti, tesi di laurea, alcune risorse elettroniche acquistate singolarmente, record importati dai cataloghi di altre biblioteche (Crusca, FEF-SISMEL, Crocetti, Istituto Papirologico), e in generale tutto ciò che non si condivide con Indice SBN.

I record a suo tempo caricati in Aleph dai cataloghi di biblioteche esterne al SBA (identificativi BFS*, CBR*, CRU*, IPV*) e migrati in Alma nella zona istituzionale possono essere inviati in Indice seguendo le istruzioni date al paragrafo relativo.

Se si devono catalogare delle nuove risorse nel solo repository istituzionale (tesi di laurea, e-book acquistati singolarmente, dispense, etc.), si seguono le indicazioni già fornite per gli estratti:

• modificare le proprie opzioni di salvataggio dei nuovi record da Network a Istituzione;
• eventualmente modificare il contenuto del campo locale 900 inserendo il formato appropriato (es. TE).

I template disponibili sono i seguenti:

• BK LOCALE - se usato per risorse diverse dal libro moderno deve essere corretto il contenuto del campo locale 900 (es. TS, ES) ed eventualmente il Leader
• EB LOCALE - per la catalogazione di e-book non derivati dalla Community di Alma
• ER LOCALE - per la catalogazione dei periodici elettronici non derivati dalla Community di Alma
• DB LOCALE - per l’eventuale catalogazione di banche dati
• MF-FEF-SISMEL - per la descrizione dei microfilm su CD della Biblioteca di Storia Medievale

 A fine catalogazione, ricordarsi di modificare nuovamente le proprie opzioni di salvataggio dei nuovi record (da Istituzione a Network).