Una volta che si è identificato il record da catturare (cfr. capitolo Ricerca in Indice SBN da Alma) bisogna ritornare alla schermata di visualizzazione breve dei risultati e selezionare Importa:

Il record viene caricato nell’Editor metadata completo dei campi di colloquio (991, 992, 993, 994), che non devono mai essere eliminati.

La prima azione da compiere è salvare il record, per riportare il contenuto del campo 001 di SBN in un secondo campo 035 di Alma:

A questo punto il record viene salvato nel Network.

Conviene effettuare subito la localizzazione (cfr. il precedente par. Localizzazione) e poi procedere a editare il record.

Come primo intervento è indispensabile effettuare Espandi da template (per recuperare il formato appropriato, salvare contestualmente il record nell’Istituzione, recuperare i campi 606, e inserire gli eventuali campi locali necessari, come il 958).  Il campo 900 può essere aggiunto anche manualmente da Azioni Modifica >Aggiungi campo locale (i codici corrispondenti ai vari formati sono elencati nell'help del campo).

Si procede quindi con la funzione Azioni Modifica > Migliora record > Migliora record SBN (per creare il 225 in presenza di 410, eliminare i 463 dai record di livello superiore, normalizzare altri campi).

Se il record contiene un numero ISBN sbagliato nel sottocampo $$a del campo 010 e la nota "errato" in $$b, il $$a va modificato in $$z. Il $$b deve essere cancellato.

Se nel record catturato è presente un campo 500 uguale al campo 200 lo si elimina (e non si cattura il corrispondente record di authority).

Si possono poi effettuare tutti gli ulteriori interventi eventualmente necessari (inserimento del primo indicatore nel 101, di note, etc.). Per l’editing o l’inserimento di soggetti e classi si vedano più avanti i paragrafi dedicati alla catalogazione semantica). In Alma, per scelta dei nostri partner di Pisa e Siena, la semantica eventualmente presente nei record di Indice è stata importata fino a buona parte del 2018. Attualmente tutte le biblioteche SBART seguono le medesime regole sia per gli accessi per autore che per quelli semantici. La semantica proveniente da Indice deve quindi essere vagliata e adeguata agli indici per soggetto e classe della Network Alma (catalogo Polo SBT).

Tramite il tasto funzione F3 (oppure Fn+F3 se si usa un Mac) si può verificare la presenza in Authority degli autori e dei titoli uniformi registrati nel record bibliografico (se i record sono assenti devono essere catturati, se sono difformi dalla versione registrata nei campi 7xx e 500 devono essere editati: in caso di dubbio rivolgersi all’help desk).

Dopo aver effettuato tutte le modifiche salvare il record (e rilasciarlo).

È importante ricordarsi di non catturare mai i record relativi ai titoli di accesso: si riconoscono dalla presenza del campo 995 valorizzato con TIT e del campo 996 valorizzato con il tipo (TB, TD, TP, TT).

N.B.: Verificare sempre, a catalogazione ultimata, la presenza del campo locale 900 con l’indicazione del formato. Anticipare alcune operazioni rispetto ad altre, può comportare in alcuni casi la perdita del campo 900.