La modalità di integrazione con Indice SBN realizzata in Alma presenta delle specificità che è necessario tenere presenti.

In particolare si evidenzia quanto segue:

• Le operazioni di invio in indice e di localizzazione non comportano un salvataggio automatico del record: dopo l’invio in indice il record deve essere salvato in Alma, così come dopo la cattura, e dopo la localizzazione deve essere nuovamente salvato.
• La creazione del BID e del VID non è automatica al momento del salvataggio del record. È indispensabile creare appositamente l’identificativo nel campo 035 del record prima dell’invio in Indice (Migliora record > BID).
• Il formato (registrato nel campo locale 900) deve essere assegnato manualmente ai record catturati, o tramite la funzione ‘Aggiungi campo locale’ oppure (meglio) tramite la funzione ‘Espandi da template’.
• È possibile inserire nel record da inviare in indice anche campi esclusi dal colloquio (campi locali, titoli di accesso, semantica).
• Ci si allinea alla prassi di Indice per quanto riguarda il trattamento del titolo originale, equiparato al titolo uniforme (adesso titolo dell’opera), e quindi si creano e catturano sempre anche i record di authority relativi ai titoli originali registrati nel campo 500 del bibliografico; il campo 454 deve essere utilizzato esclusivamente per le traduzioni di traduzioni.
• Per le monografie moderne, non si mantiene in Ama il campo 500 se il suo contenuto coincide con quello del 200.
  
• Quando si cattura un record di authority, Alma effettua sui record già presenti nel repository del network un controllo esclusivamente sul contenuto del campo 2xx (non sull’identificativo).
• Quando si salva un record bibliografico, non ci sono avvisi sull’eventuale assenza dei record di authority corrispondenti ai campi 500, 606 e 7xx: il controllo deve essere effettuato utilizzando il tasto funzione F3.
• Il sottocampo $$v dei campi 410 e 461 non deve essere eliminato.
  

Le regole per la catalogazione in SBN redatte dall’ICCU sono disponibili online (Normative catalografiche) all’indirizzo http://norme.iccu.sbn.it/index.php?title=Normative_catalografiche

Si raccomanda di fare riferimento all capitolo Alma e il protocollo SBN-MARC in caso di dubbio sull’uso e la costruzione dei campi nei record da inviare in Indice.

Si ricorda anche che nell'editor metadata è disponibile un aiuto sui campi, accessibile dalla tab "Info" (vecchio MDE) o dai "tre puntini" in fondo al campo (nuovo MDE).