La creazione ex novo di una copia si effettua ovviamente soltanto quando non ne esista già una (da completare) creata nella fase di acquisizione della risorsa, ovvero nei seguenti casi:

·        copia acquisita con ordine singolo in cui non era stata attivata la creazione automatica della copia

·        copia acquisita con un ordine in continuazione (collana o monografia in più volumi)

·        copia da accessionare in dono (in assenza di ordine-dono)

·        recupero del pregresso

Per il trattamento della copia già creata in fase di ordine si veda la dispensa Acquisizione monografie.

N.B.: Poiché la copia deve sempre essere legata a un record di holding bisogna sempre verificare se il record di holding esiste già oppure se va creato a sua volta (cfr. Creazione di un record di holding).

Si può creare una copia nell’Editor metadata, a partire da un record di holding, oppure dal repository, quando si visualizza la lista di copie di una holding, selezionando Aggiungi copia.

Per creare una nuova copia dall’Editor metadata si apre il record di holding, quindi si clicca sull’icona Aggiungi copia per aprire l’editor della copia fisica:

Si procede con la compilazione dell’editor della copia con le informazioni appropriate:

Dei campi visualizzati sono obbligatori per TUTTE LE COPIE:

·        Barcode, da generare cliccando sull’apposito pulsante (viene comunque generato automaticamente al momento in cui si salva la copia) o compilare con il numero di inventario in caso di recupero del pregresso

·        Tipo di materiale (selezionabile da un menu a tendina)

Per le NUOVE ACCESSIONI sono inoltre obbligatori:

·        Inventario, da generare cliccando sull’apposito pulsante

·        Prezzo (i numeri decimali devono essere introdotti dalla virgola; in caso di acquisizione verificare la corrispondenza del dato che proviene dalla linea d’ordine; in caso di recuperi il prezzo NON va inserito e il numero di inventario NON va fatto scattare, ma deve essere inserito manualmente nel campo "barcode")

·        Data inventario (si compila automaticamente quando si genera l’inventario).

Attenzione:

·        Il contatore della serie inventariale in Alma non è sottoposto agli stessi controlli che erano attivi in Aleph. In caso di cancellazione di una copia e di bound di un’annata di periodico, tutti i dati di inventariazione vengono perduti. Al fine della produzione dei registri inventariali fa fede la Data inventario (e non la Data di ricezione), che per i periodici deve essere la data di inventariazione del primo fascicolo.

·        Se si accessiona un volume di pregio che deve essere imputato al patrimonio dell’Università, si deve chiedere alla Segreteria amministrativa che il volume venga anche inventariato in U-GOV, e nella nota interna 2 della copia si deve riportare l’inventario assegnato in U-GOV.

Per i DONI, oltre ai campi barcode, tipo di materiale, inventario e prezzo, è necessario compilare il campo Provenienza selezionando dal menù a tendina Dono.

Il nome completo del donatore può essere dichiarato nella Nota interna 1 (es. Dono Baldi Luca).

Se il prezzo non è presente sul volume né ricavabile da altre fonti si inserisce un prezzo congruo al valore del volume.

Per i RECUPERI compilare solo i seguenti campi:    

·          Barcode, inserire manualmente nel campo barcode il numero di inventario normalizzato (dopo la sigla della serie inventariale inserire tanti zeri fino a raggiungere una stringa completa di 11 caratteri alfanumerici, es. LT000021316).   

·        Tipo di materiale          

.        Non inserire il prezzo

Per le copie dei periodici si aggiungeranno le informazioni specifiche per la descrizione del volume:

·     Numerazione A: numero del volume

·     Cronologia I: anno

·      Descrizione: numero del volume e anno (campo obbligatorio). E' preferibile creare il campo descrizione cliccando su Genera: il campo sarà compilato automaticamente sulla base dei valori inseriti nei campi cronologia e numerazione.

I campi Linea PO e Data di ricezione vengono alimentati automaticamente in fase di creazione dell’ordine il primo, in fase di ricezione il secondo (ovviamente quando l’ordine prevede la creazione contestuale della copia); è comunque possibile editarli. Per le risorse con ordine in continuazione la data di ricezione deve essere inserita manualmente.

Il campo Provenienza può essere compilato per specificare determinate tipologie di accessionamento (es. un dono privo di linea d’ordine). È necessario selezionare una delle voci presenti nel menu a tendina:

Le voci del menu possono essere incrementate dai LM.

Se la copia deve avere una policy di circolazione diversa da quella prevista dalla sua localizzazione si seleziona lo status dal menu a tendina; altrimenti il campo deve essere lasciato vuoto (e la copia prende di default la regola della localizzazione).

Per le eccezioni (casi in cui la policy copia deve essere sempre compilata: status 12, 44, etc.; oppure al contrario non deve mai esserlo) si rimanda alla dispensa Alma servizi: Architettura (pp. 11-12).

Di regola per le monografie il campo Descrizione non deve essere compilato, tranne che nei seguenti casi:

·        numero di volume in caso di opere in più volumi catalogate a un solo livello;

·        esemplare pubblicato prima del 1830 (libro antico)

·        diverso supporto della risorsa (es. CD)

Per segnalare altre peculiarità dell’esemplare (es. data di stampa diversa da quella inserita nel campo pubblicazione del record, testo in fotocopia, indicazione di presenza di allegati, indicazioni specifiche sullo stato di conservazione della copia fisica) utilizzare la nota pubblica.

Per i Periodici invece nel campo Descrizione sono indicate la numerazione e le indicazioni cronologiche della risorsa descritta e la/e eventuale/i lacuna/e presente/i.

Visualizzazione in Alma

NB: Nella descrizione delle copie si utilizzano solo i seguenti caratteri:                                                              

Cliccando su Salva viene creata la nuova copia e appaiono 3 ulteriori tab:

·        Informazioni Num/Cron  (riguarda esclusivamente i periodici; il campo sarà compilato automaticamente in base al pattern di pubblicazione della risorsa descritta); 

·        Note;

·        Storico (non editabile, contiene la cronologia delle modifiche al record di copia).

La tab Note, comprende i seguenti campi:

·        Nota pubblica: visibile agli utenti in OneSearch nella colonna Descrizione della linea di copia, preceduta dall’etichetta Note. Da usare per informazioni specifiche sull’esemplare.

·        Nota Servizi: se compilata fa aprire una finestra di dialogo durante le operazioni di circolazione (ad esempio: “prestare insieme alle tavole”).

·        Nota interna 1: può essere usata per informazioni ad uso della biblioteca (prevalentemente l’indicazione del nome completo donatore, es. Dono Baldi Luca). Nel campo Provenienza selezionare dal menu a tendina Dono.

·        Nota interna 2: da compilare in caso di accessionamento di un volume da imputare a patrimonio, con l’indicazione dell’inventario assegnato in U-GOV, e per la gestione dello scarico inventariale con la motivazione dello scarico (la parola scarico deve essere obbligatoriamente presente). Se si recupera un volume già imputato a patrimonio si registra: COEP.

·        Nota interna 3: da usare esclusivamente secondo le modalità che potranno essere comunicate dai LM (al momento non ne è stato definito l’utilizzo). Può contenere informazioni provenienti da Aleph.

·        Nota statistiche (1-3): da usare esclusivamente secondo le modalità che potranno essere comunicate dai LM (al momento non ne è stato definito l’utilizzo); le note 1 e 3 possono contenere informazioni provenienti da Aleph: metodo di acquisizione (1) e numero dei prestiti (3).