Catalogazione descrittiva e per autore in Alma

3. Catalogare in Indice SBN da Alma

3.8. Aggiornamento delle registrazioni di autorità Nomi persona e Nomi enti

Se ci accorgiamo che una registrazione di autorità del Polo SBT è stata modificata o sostituita da altro VID in Indice è necessario correggere quella registrata in Alma, adeguandola alla nuova forma che ha assunto in Indice.

Per aggiornare il record di Alma si utilizza la funzione Copia e Overlay, seguendo il flusso di lavoro specificato di seguito per i diversi casi che si possono presentare:

caso 1 Il campo 200/210 del record di Polo è uguale a quello di Indice.
caso 2 Il campo 200/210 del record di Polo è diverso dal campo 200/210 del record di Indice ma è uguale a un campo 400/410 del record di Indice
caso 3 Il campo 200/210 del record di Polo è diverso sia dal campo 200/210 sia dai campi 400/410 del record di Indice

Per sostituire il record di Alma (quando in Indice è stato sostituito da un altro VID), si utilizzano gli stessi flussi. Tuttavia bisogna tener presente che il VID (registrato nel sottocampo $$3 dei campi 7xx) non verrà aggiornato automaticamente nei record bibliografici collegati e in tal caso è necessario procedere manualmente alla sua modifica.

La correzione delle intestazioni nei record bibliografici collegati avviene il giorno successivo (ma a volte occorre anche più di un giorno).

Per il corretto funzionamento del Copia e Overlay si raccomanda di effettuare la ricerca in Indice per VID e non per parole chiave (si tratta di un malfunzionamento già segnalato a Ex-Libris).

NB Di seguito, per semplicità, faremo riferimento solo ai campi 200 e 400 (Autori persona), ma le istruzioni valgono anche per i campi 210 e 410 (autori enti)

NB Se ci si accorge di situazioni che possono influire sul corretto funzionamento del flusso (in particolare la presenza di omonimi) e, in generale, se si hanno dubbi sul flusso di lavoro, si suggerisce di consultare i referenti del gdl Controllo catalografico della propria Biblioteca prima di intervenire.

Caso 1: Il campo 200 del record di Polo è uguale a quello di Indice

Questo caso si presenta quando l’aggiornamento non ha riguardato il punto di accesso autorizzato, ma le informazioni presenti in altri campi come il campo note (300), le fonti riportate nei campi 810/830, ecc.

Flusso caso 1

Record della NZ Record di Indice

Confrontare il contenuto del campo 200 del record di NZ e il contenuto del campo 200 del record di Indice
il campo è uguale sia nel contenuto che nei sottocampi
effettuare il Copia e Overlay
Salva e Rilascia Record

Caso 2: Il campo 200 del record di Polo è diverso da quello di Indice ma nel record di Indice è presente un campo 400 uguale al campo 200 di Polo

Questo caso si presenta quando è stata modificata la forma autorizzata del record di Polo e quest'ultima è presente come forma variante del record di Indice. La modifica può riguardare sia il contenuto dei sottocampi, sia l’aggiunta o l’eliminazione di sottocampi del campo 200.

Flusso caso 2

Record della NZ Record di Indice

Confrontare il contenuto del campo 200 del record della NZ e il contenuto del campo 200 del record di Indice
il contenuto del campo 200 è diverso ma è presente un campo 400 che ha lo stesso contenuto del campo 200 del record della NZ
per agevolare i controlli successivi (cfr. ultimo punto del flusso), si consiglia di estrarre i BID dei record bibliografici legati all’autore da modificare.
effettuare il Copia e Overlay
Salva e Rilascia Record
il giorno dopo controllare che i record bibliografici siano stati aggiornati

Caso 3: Il campo 200 del record di Polo è diverso sia dal campo 200 sia da eventuali campi 400 del record di Indice

Questo caso si presenta quando la forma autorizzata del record di Polo è stata modificata e non è presente come forma variante nel record di Indice (può essere presente un campo 400 con una forma variante ulteriore oppure può non essere presente nessun campo 400). La modifica può riguardare sia il contenuto dei sottocampi, sia l’aggiunta o l’eliminazione di sottocampi del campo 200.

Flusso caso 3

Record della NZ Record di Indice

Confrontare il contenuto del campo 200 del record di NZ e il contenuto del campo 200 del record di Indice
il contenuto del campo 200 è diverso e non c'è un campo 400 con lo stesso contenuto del campo 200 del record di NZ
copiare il contenuto del campo 200 del record della NZ
per agevolare i controlli successivi, si consiglia di estrarre i BID dei record bibliografici legati all’autore da modificare
effettuare il Copia e Overlay
aggiungere un campo 400 con il contenuto del campo 200 precedentemente copiato

Salva e Rilascia Record
il giorno dopo controllare che i record bibliografici siano stati aggiornati
eliminare dal record della NZ il campo 400 (ma si può conservare se si ritiene che possa costituire un accesso utile)
Salva e Rilascia Record

Vedi ulteriori esempi.