Catalogazione descrittiva e per autore in Alma

4.10. Schiacciamento di due record bibliografici nella Network Zone (N.B. richiede il ruolo cataloger extended)

Questa procedura serve per schiacciare due registrazioni bibliografiche presenti nella NZ, spostando su quella che rimane tutti i dati relativi al possesso (ordini, holding, copie, prenotazioni, prestiti...) dell'altra che viene schiacciata. Può servire, per esempio, per eliminare un record doppio relativo alla stessa risorsa.
Nel caso in cui uno dei due record sia presente nella sola Institution Zone è necessario prima di tutto condividerlo con la Network.

Verificare se la registrazione che si vuole eliminare esiste ancora in Indice. In questo caso delocalizzarla prima di procedere.

Aprire i due record in catalogazione nel Metadata editor. Attivare la multicompilazione e visualizzarli quindi l'uno accanto all'altro, avendo cura che la registrazione che deve essere eliminata sia nella finestra di destra e quella che deve rimanere sia in quella di sinistra. 

Per aprire l’editor in modalità split (multicompilazione) si può usare il tasto-funzione F6 o cliccare sull’icona nella colonna a sinistra, accanto al box di ricerca dei record aperti in editing.

Questo è il punto su cui si deve fare la massima attenzione: è fondamentale avere a sinistra il record che deve sopravvivere e a destra quello che vogliamo eliminare, perché negli schiacciamenti operati internamente ad Alma il record preferito è sempre quello che sta a sinistra (e lo schiacciamento è irreversibile: in caso di errore non si può ripristinare la situazione precedente).

Quando i record sono entrambi aperti e ciascuno nella giusta posizione, si effettua la fusione:

Azioni Record > Unisci e combina:

Come procedura di Merge selezionare merge 2 record in network, lasciando inalterate le opzioni di default (vedi immagine seguente):

È possibile visualizzare l’anteprima del risultato dello schiacciamento cliccando su Mostra anteprima merge.

Verificare che la registrazione sopravvissuta sia correttamente localizzata in Indice, alla luce delle holding e copie ereditate dalla registrazione eliminata.

Esaminare la correttezza di tutti i campi della descrizione bibliografica, avendo cura di sanare eventuali duplicazioni, in particolare il campo locale 900 e i 606 relativi alla semantica. Va fatta però attenzione a non eliminare i campi 6XX locali presenti in record posseduti da Crusca, FEF etc.