Holding e copie

8. Creazione di una copia (Acquisizioni, doni, recuperi)

8.1. Inventariazione di materiali di particolare pregio

L'inserimento in COEP di volumi di PARTICOLARE pregio (tali cioè da essere davvero imputati al patrimonio dell'ateneo) richiede che vengano inventariati in U-GOV.

In caso di dono:

- comunicare alla segreteria amministrativa i dati bibliografici essenziali, il donatore e il valore del volume (consultando anche i prezzi delle librerie antiaquarie online, come Maremagnum.com o Vialibri.net), e chiedere che a loro volta ci comunichino il numero di inventario registrato in U-GOV;

- inventariare il volume in Alma, registrando nella NOTA INTERNA 2 della copia l'inventario di U-GOV.

In caso di acquisto:

- è importante che la segreteria amministrativa abbia preliminarmente definito un apposito stanziamento nel budget. Questo perché il meccanismo di U-GOV per la cosiddetta inventariazione di acquisti a titolo oneroso di questi beni parte dalle fatture, che a loro volta, per poter essere registrate, devono trovare capienza sul conto specifico. Dopo di che la segreteria amministrativa dispone di tutti i dati per l'inventariazione in U-GOV;

da parte nostra dobbiamo:
- farci dare il numero di inventario registrato in U-GOV;
- inventariare il volume in Alma, registrando nella NOTA INTERNA 2 della copia l'inventario di U-GOV.

Importante! Tutto ciò che è entrato in biblioteca, a qualsiasi titolo, entro il 2014 (quindi con data inventario fino al 31 dicembre 2014) è stata fatta in U-GOV una registrazione a corpo nel 2015, e quindi in caso di inserimento in catalogo non si deve fare altro che inserire COEP nella nota interna 2 della copia (per ricordarci che un eventuale scarico inventariale coinvolge il patrimonio); ma per il resto si tratta di recuperi a tutti gli effetti.