Holding e copie
7. Creazione di un record di holding
Si può procedere in due modi:
1. Creazione da Editor metadata, ovvero a partire da un record bibliografico aperto in catalogazione e salvato;
2. Creazione dal repository a partire da holding già presenti, selezionando Aggiungi holding. Anche questa azione apre l’Editor metadata.
Con il record bibliografico aperto in Editor metadata si clicca sull’icona Aggiungi inventario e si seleziona il tipo di holdings appropriato (8= Altro, 4= Contatore, 1= Dewey).
In alternativa dal menu Nuovo > Holdings Marc21 selezionare Altro, Contatore o Dewey e compilare la holding prescelta.
Lo schermo si apre in multicompilazione e sulla destra appare il record di holding da compilare:
Una volta aperto i record di holding conviene escludere la multicompilazione.
Deve essere compilato il campo 852 (il primo indicatore e i sottocampi $$b , $$c , $$h sono obbligatori).Leader e campo 008 (codici generali identificativi) si generano automaticamente, così come il campo 005 al momento del salvataggio di una nuova holding.
È importante ricordare che in Alma la politica dei servizi è impostata sulle localizzazioni: quando si crea una holding bisogna essere consapevoli di quali sono le condizioni di servizio della localizzazione che viene assegnata, che saranno automaticamente attribuite alle copie collegate. Soltanto se una copia deve assumere delle condizioni di servizio particolari se ne compilerà il campo Policy copia per differenziarla.
Compilazione del campo 852
Il primo indicatore è obbligatorio ed è già compilato in base al tipo di holdings prescelto; se necessario può essere modificato.
· 1 = Dewey
· 4 = Contatore
· 8 = Altro
Se invece si aggiunge la holding dal repository (selezionando Holding > Aggiungi holding) il primo indicatore deve essere opportunamente compilato
Per una corretta gestione delle informazioni di collocazione il primo indicatore del campo 852 deve essere sempre compilato. Il secondo indicatore non è definito.
Si devono quindi compilare sottocampi:
·
$$b dove si
specifica la biblioteca (già compilato)
·
$$c dove si
indica la localizzazione
· $$h dove si attribuisce la collocazione
Lo si può fare sia inserendo tutti i dati manualmente, che (procedura consigliata) utilizzando il formato scheda, che si apre cliccando su Azioni Modifica > Apri Editor scheda o tramite tasto funzione Ctrl F.
Compilazione manuale (procedura sconsigliata):
L’inserimento non è guidato; è necessario ricordare quali sottocampi compilare e con quali informazioni.
Compilazione tramite Editor scheda (Menu Azioni Modifica > Apri Editor scheda oppure tasto funzione Ctrl F, procedura consigliata)
Per i sottocampi $$b (biblioteca) e $$c (localizzazione) sono
disponibili dei menu a tendina che consentono di evitare errori di digitazione;
l’elenco delle localizzazioni mostra soltanto quelle della biblioteca
selezionata. Il sottocampo $$b è già compilato con la sigla della biblioteca selezionata e può essere modificato selezionando un’altra biblioteca per cui si è abilitati dal menù a tendina.
Per le collocazioni di tipo 1 (Dewey) e 8 (Altro) si compilerà manualmente soltanto il sottocampo $$h.
Per le collocazioni di tipo 4 (Contatore) deve essere attivata la generazione automatica del numero di sequenza dal contatore associato alla localizzazione (a una localizzazione possono anche essere associati più contatori).
Con l’Editor scheda aperto, si seleziona Azioni record > Genera numerazione (il comando è presente solo con un record di holding aperto):
Il sottocampo $$h viene compilato automaticamente.
Se alla localizzazione sono associati più contatori, il comando Genera numerazione apre una finestra di snodo in cui viene richiesto di selezionare il contatore appropriato; quindi si clicca su Genera:
N.B.: Una collocazione a contatore può anche essere digitata manualmente, ad esempio nel caso in cui si debba recuperare un numero di contatore pregresso oppure per riunire sotto lo stesso numero di contatore più volumi. MA ATTENZIONE: anche in questo caso la tipologia di collocazione (primo indicatore) deve essere “4”.
Quando la collocazione è completa si salva e si rilascia il record di holding cliccando Salva > Salva e rilascia record:
